Oficina de administracion de proyectos

Universidad Nacional

Facultad de Ciencias Exactas y Naturales

Escuela de Informática

Curso

Administración de Proyectos

Tema

Oficina de Administración de Proyectos

Elaborado por:

Wilberth Bolaños Bolaños
José Luis Valenciano Barboza
Rebeca Vindas Cabezas

- 2010 -

Tabla de contenido

Introducción 3
¿Qué es una Oficina de Administración de Proyectos (PMO)? 4Tamaño de una PMO 4
Características de una PMO 6
Responsabilidades 7
Tipos de PMO 8
Repositorio de recursos 8
Torre de control 8
Estación meteorológica 8
Implementación de una PMO 9
Funciones evolutivas de una PMO 11
Software para la gestión de PMO 13
Rational Portfolio Manager 13
Office Project Management (EPM) 13
Project & Portfolio Managment (PPM) 13
Herramientasde software libre 13
Ventajas de una PMO 15
Desventajas de una PMO 15
Ejemplo en Costa Rica: Aplicación de una PMO en el Instituto Costarricense de Electricidad 16
Conclusiones 19
Bibliografía 20

Introducción

Hoy en día la administración de proyectos es un soporte sumamente importante en las empresas, pero no es sencillo, es un proceso complejo en el cual el objetivo es obtener elproducto final aprovechando los recursos al máximo. Constantemente se implementan estrategias para poder aprovechar estos recursos de la mejor manera, y obtener una probabilidad de éxito más alta en los proyectos, la implementación de PMO es una de ellas. Las PMO según José Valentín Álvarez en su publicación "Objetivo: Éxito IT - Estrategia: Una PMO" son como "una torre de vigilancia, como unfaro en el mar, avistando y apoyando a los “buques” quienes son responsables de llevar la importante carga, de forma segura y productiva, de un puerto a otro". En este documento trataremos con más detalle el tema de PMO, con el fin de que el lector obtenga un concepto muy claro de lo que es una PMO, las implicaciones (positivas y negativas) que conlleva implementarlas y una pequeña motivación que loincline a conocer aun más sobre este tema.

¿Qué es una Oficina de Administración de Proyectos (PMO)?

También llamada Oficina de Gestión de Proyectos, Oficina de Programas, Oficina de Gestión de Programas, entre otros, y abreviado PMO por sus siglas en inglés (Project Management Office) es un departamento o grupo que define y mantiene estándares de procesos, generalmente relacionados a lagestión de proyectos, dentro de una organización. La PMO trabaja en estandarizar y economizar recursos mediante la repetición de tareas en la ejecución de diferentes proyectos.

Una PMO puede basar sus principios de gestión de proyectos en metodologías y estándares en la industria, tales como PMI, ISO 9000 y entre otros.

Puede ser definida como una unidad organizacional diseñada para controlar ydirigir el desarrollo de una serie de proyectos de manera simultánea, con el objetivo de minimizar riesgos tales como el tiempo, las inversiones, incumplimiento de objetivos, entre otros. Esta unidad sirve de enlace entre TI (incluyendo a los directores y jefes de proyectos) y las demás unidades de la organización.

Tamaño de una PMO

El tamaño que debe tener una oficina de administración deproyectos no está definido, y depende de las necesidades, complejidad, tamaño y cantidad de proyectos que tenga a su cargo o de los que sirva de respaldo y de los servicios que brinda. Así que una PMO puede variar desde 6 empleados hasta más de 90 si son necesarios.

Ilustración [ 1 ]. Oficina de Administración de Proyectos

Características de una PMO

* Deben tener control sobre losproyectos.
* Es respaldada por la alta dirección.
* Debe tener muy bien definido los roles y las responsabilidades y autoridad de cada uno de ellos para lograr un correcto orden en la administración del proyecto.
* Los recursos de la empresa los debe compartir correctamente entre los proyectos que tiene asignados la PMO, esto con el fin de obtener el mejor provecho de ellos, así como...