Organización de agencia de viajes

Organización

La organización en una agencia de viajes es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del personal que labora en la agencia de viajes.

La comercialización de los servicios deviajes y turismo.

El asesoramiento y la información a sus clientes es el primer servicio que brinda una agencia de viajes. Se menciona servicio y no solo información por el motivo que en la actualidad hay disponible en distintos formatos, medios y canales al alcance de los usuarios finales cualquier dato que este requiera. En consecuencia, el agente de viajes deberá ofrecer un valor agregadoen su atención.

Si un agente de viajes se remite a ofrecer un folleto o ha de repetir la misma información a la cual todos tienen accesos y si aún más, por esa actividad que no agrega valor al servicio o prestación pretende cobrar una comisión o un honorario, sus perspectivas estarán en serio problema.

En sociedades en las que abunda la información, los agentes de viaje deberán reelaborar losmateriales y datos disponibles para ofrecer servicios que agreguen valor al producto.

Para tal actividad, se deberá conocer las características no sólo de las ciudades o destinos que comercializa la agencia sino las variables de las que dependen los servicios o productos. Este conocimiento del producto le permitirá llegado el caso, poder gestionar correctamente la reserva y evitarmalentendidos que aumentan las comunicaciones, los costos y disminuye la calidad final del producto.

El agente de viajes deberá pues estar actualizado y los artículos en folletos y propaganda no alcanza. Para completar su búsqueda deberá disponer de publicaciones especializadas del sector, manuales y tarifarios; más para ser competitivos hoy se requiere el uso inteligente de Internet.

Sin embargo,cuando hablamos de servicio y no de simples datos estamos haciendo referencia justamente al cúmulo de conocimientos sobre los producto que el agente de viajes complementará con sus saberes profesionales. En otras palabras, estamos hablando de conocer las variables de las cuales dependen las tarifas de los distintos servicios, sus condiciones y restricciones.

Las reservas de pasajes aéreos y dehospedaje no son los únicos servicios que brinda la agencia de viajes. Los viajeros de negocios y muchos turistas en destinos, requieren que la mayor parte del tiempo se destine a la venta, reserva y operación de otros servicios tales como el alquiler de un automóvil, una excursión, un traslado terrestre, un boleto de tren, un crucero, etc. A menudo, estos servicios pueden estar comprendidos por"paquetes" que el operador de turismo ofrece de manera conjunta: viaje aéreo, traslado al hotel, alojamiento. En ocasiones, hay destinos que incluyen el alquiler de un automóvil estándar, una excursión por la ciudad u otros servicios.

Debido a la información tan especializada que es requerida para el establecimiento de mecanismos eficientes en el desarrollo del servicio que se brinda en las agenciasde viaje, se deberán considerar las siguientes funciones:

Función asesora.

* Esta función implica informar claramente al viajero sobre las características de los destinos, los servicios que obtendrá así como quien se los proveerá y los viajes existentes.

* Se le debe ayudar al cliente en la selección del viaje más adecuado de acuerdo a sus necesidades específicas.

* Paracumplir con esta primera función es necesario tener amplias fuentes de información; para lo cual es necesario contar con varios sistemas:

a) Sistemas computarizados de reservas (SCR) o sistemas globales de reservas (SGR).

b) Disponer de conexiones vía Internet, esto para estar en contacto con sus clientes, así como para sus relaciones con los proveedores de servicios turísticos....