Papel administrador documental

ACTIVIDAD Nº 1 GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
NOMBRE: Xiomara Alejandra Chala Bravo
COD. CURSO: 258672
TUTOR: Angela Eneriet Valencia Botero
FECHA: 07 de Septiembre de 2011
ACTIVIDAD: Numero 1: Papel del Administrador Documental, objetivos y funciones de la Administración Documental.
TEMA: Generalidades de la Administración Documental

ACTIVIDAD Nº 1

1. Establece losobjetivos que debe perseguir la Administración Documental

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
Es un sistema de apoyo a la organización; importante para controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la información de toda clase, reduciendo costos y espacios para la organización. Sus objetivos son:

1. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de losdocumentos que se procesan.
2. Proporcionar la información de manera precisa, ágil y oportuna de los documentos que requieren los usuarios de la información.
3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
4. Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados.
5. Facilitar la organización y mantenimiento de losarchivos en el proceso de consolidación de la información.
6. Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se manejan
7. Asegurar que la historia, políticas, procedimientos y transacciones de una organización se registren adecuadamente.
8. Facilitar a la organización un banco de datos relevante para la toma de decisiones.
9. Incrementar la eficiencia y eficacia organizacional; lainformación debidamente almacenada ofrecen una ganancia en tiempo de búsqueda.
10. Servir como herramienta básica para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.

2. Elabora un ensayo máximo dos páginas, sobre el papel del administrador documental en la entidad donde laboras.

ADMINISTRADOR DOCUMENTAL: “PRINCIPAL FUENTE DE INFORMACIÓN DE UNA ORGANIZACIÓN”
En el mundo en que vivimoshoy en día exige de quienes proporcionen conocimientos y realicen aportes prácticos a la sociedad, así como también es importante hoy día que la persona tenga conocimientos en el uso de la tecnología, posea un manejo eficiente de la información y lo más significativo debe saber poner en práctica lo aprendido.
Es por ello, que el mundo empresarial actual se enfrenta al desafío que implica manejarde manera eficiente y metódica inmensos volúmenes de información representados en papel y documentos impresos; cuya solución es la Administración Documental, ya que brinda tecnologías avanzadas en el manejo de todo tipo de documentos, reportes e imágenes, archivándolos de forma digital o manual y ofreciendo a los empleados autorizados la posibilidad de acceder on-line y físicamente a contratos,estados de cuenta, reportes y facturas, de manera simple y segura.
La adecuada Gestión Documental de una Empresa al igual que en el desempeño profesional, es determinante para la conservación de la memoria documental personal o institucional en la cual nos encontremos laborando.
Por lo tanto esto obligo a las empresas a tener una función administrativa documentada, articulada y asignada a unadministrador documental quien es el responsable de clasificar, seleccionar, conservar y utilizar todos los documentos que tenga a su disposición de una manera eficaz y eficiente, es el responsable de ofrecer las diferentes herramientas y estrategias para cumplir los objetivos asignados de la empresa.
Estas empresas están constituidas por un grupo de personas altamente calificadas para diferentesactividades que esta desarrolla y como consecuencia de ello se requiere que alguno cumpla un rol de administrador documental, quien es un prototipo, ya que analiza, conserva, rotula, folea y utiliza los medios que le son asignados para conservar la información que contienen las empresas a través de sus documentos.
No obstante es el responsable directo del logro de muchos objetivos de una empresa,...