Planes de mejoramiento continuo

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PLAN DE MEJORAMIENTO

Para mejorar lo aspectos encontrados en el análisis de la matriz DOFA, debemos ejecutar planes de mejoramiento, los cuales son instrumentos gerenciales de programación y control que llevan a la Empresa a integrar procesos que se anticipen o minimicen las amenazas del medio, el fortalecimiento de las debilidades de la empresa, el potenciamiento de las fortalezas internas yel real aprovechamiento de las oportunidades.

El plan de mejoramiento compromete el trabajo de una gran parte del personal de la institución, estableciendo plazos y responsables y un sistema de seguimiento y monitoreo de todas las acciones diseñadas.

Los planes de mejoramiento, en líneas generales, colocan en un espacio definido de tiempo y responsabilidad las tareas específicas paracontribuir a alcanzar objetivos superiores.

Cronograma de Actividades

Todos los planes de mejoramiento contienen un cronograma detallado de las actividades, que muestre las principales tareas y sus asignaciones así como su tiempo de cumplimiento.

El cronograma debe ser tan detallado como sea posible, pero debe presentarse en forma ordenada en atención al método deductivo de asimilación deinformación y aprendizaje, es decir, debe ir deduciendo desde los objetivos superiores hacia las actividades principales y luego a las actividades especificas, responsabilidades, supervisión y determinación de indicadores medibles de los resultados.

Responsabilidades y Apoyos

Un plan de mejoramiento no esta completo, si solamente se define quienes serán los responsables de la ejecuciónde las actividades propuestas. Debe establecer claramente los recursos que servirán de apoyo al cumplimiento y la manera como esos recursos se materializaran.

Los recursos pueden ser : Materiales, económicos, humanos, legales etc.

Supervisiones

La palabra más apropiada aquí es “Seguimiento”, el plan de mejoramiento no solo debe mostrar los indicadores medibles de los resultados,sino también, establecer bajo la responsabilidad de quien estará el seguimiento.

Esto es trascendentalmente importante en la ejecución de un proyecto, ya que orienta al tomador de decisiones o a los principales protagonistas comprometidos con la planificación estratégica para tomar decisiones oportunas que ubiquen el plan o reacomoden posiciones cuando todavía es “oportuno” sin sacrificarobjetivos de gran alcance y recursos que lesiones la capacidad económica de la empresa o institución.

Decisiones Estratégicas

Las decisiones deberán tomarse “oportunamente”, tal como lo indicamos en el apartado anterior, pero no significa que deberán tomar sin ninguna protección que respalde a quienes se involucren en las decisiones.

Es decir, un plan óptimo, deberá definir lasinstancias a que acudirán los tomadores de decisiones previo a las acomodaciones o adecuaciones de los planes. Dicho de otra forma, es sumamente sano para la institución establecer instancias como ser Comités, asambleas o cualquier otra forma de gestión que procure tomar decisiones colegiadas que sirvan de apoyo legal a los tomadores de decisiones.

Divulgación

El plan deberá establecer lasinstancias de divulgación o bien las estrategias para dar a conocer el plan a todos los involucrados, mediante un cronograma de visitas, dirigido a quienes están involucrados en la ejecución del Plan.

Actualizaciones

También deberá establecer la forma en que las actualizaciones se realizar producto de adecuaciones de cualquier tipo surgidos en la vida de la ejecución del plan.

Los planes demejoramiento y el PHVA

Los planes de mejoramiento son analizados a la luz del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), el cual permite observar el desarrollo de los procesos desde su formulación hasta su ejecución, evaluación y establecimiento de acciones correctivas a partir de ésta.

• El planear es la forma como se definen las metas y los métodos para alcanzarlos.
• El hacer es...
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