Politicas de caja chica

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POLITICA DE CAJA CHICA Y REEMBOLSOS.
Es política de la compañía establecer la forma de en que se deben de administrar las cajas chicas, así como de los reembolsos correspondientes.
OBJETIVO
Proporcionar una guía a la Dirección, Gerencias y Jefaturas del Corporativo TLM para la forma de utilizar la caja chica, así como una guía de uso para los custodios de las cajas chicas
ALCANCE
Estapolítica aplica para todos los pagos de caja chica y a cualquier custodio de una de ellas.
PROCEDIMIENTO (Flujograma)
1. Cualquier área que requiera un gasto menor a $_________pesos solicitara la compra vía caja chica solicitando un vale de caja (VC) (Formato anexo), o realizara el gasto y lo pasara a la aprobación de la Dirección o de las Gerencias de su departamento.
2. La Dirección oGerencias de Departamentos en base a los limites de autorización establecidos aprobara el gasto o el VC
3. El solicitante una vez con el VC o el gasto aprobado pasara con el custodio de caja chica para recuperar el dinero gastado.
4. El custodio de caja chica elaborara un reembolsó de gastos de caja chica (RG) (Formato anexo), donde colocara a detalle cada factura a recuperar y lo turnara aldepartamento de finanzas.
5. Finanzas elaborar la transferencia o el cheque y solicitara la aprobación de la Dirección o de la Gerencia de Departamento.
6. La Dirección a las Gerencias de Departamento en base a los límites autorizados establecidos aprobara el pago del reembolso; si el pago es con cheque, este será devuelto a finanzas para su posterior entrega al custodio.
7. Finanzasentregara el cheque al custodio y este ultimo firmará de recibido.
NOTA: La evaluación de la suficiencia de las cajas chicas será en base a un promedio de 3 o 4 reembolsos por mes, si estos son más frecuentes indicara que se requiere de un aumento de fondos; si por el contrario los reembolsos son menores a 3 o 4 por mes indicara que se debe de hacer una disminución al fondo fijo de caja. Todas lascreaciones de nuevos fondos así como de aumentos y disminuciones serán aprobadas únicamente por la Dirección General.
RESPONSABILIDADES.
1. Es responsabilidad de las Gerencias y Coordinaciones cumplir con esta política para el uso de caja chica.
2. Es responsabilidad del custodio de caja chica hacer uso de este fondo de acuerdo a las siguientes condiciones:
a. Utilizar monto deefectivo con la finalidad de cubrir gastos que por su naturaleza e importe no ameriten ser cubiertos o esperar la elaboración de una orden de compra (OC) para su posterior pago por cheque.
b. Serán pagados con dinero de caja chica únicamente los gastos menores a $________ ( pesos 00/100 mn), excepción solo permitida por la Dirección General.
c. Mantener el efectivo adecuadamenteresguardado.
d. Compromiso de solicitar y conservar los comprobantes de todos los gastos incurridos con objeto de presentar cada jueves de semana el reporte de comprobación de gastos.
e. Todo gasto cubierto mediante caja chica deberá ser previamente aprobado por el personal autorizado. El gasto deberá estar soportado con una factura la cual deberá contener en la parte posterior elnombre, fecha, firma y causa del gasto de quien incurrió.
f. No se entregaran anticipos a proveedores ni se proporcionaran anticipas para viajes a través de este fondo.
g. Toda factura deberá especificar el concepto del gasto como: gasolina, aceite, peajes, repuestos, material, copias, etc. No se aceptaran comprobantes con la descripción de “consumos varios”, “misceláneos”, “comprasvarias”, etc., las facturas deberán estar claramente especificadas.
h. Todos los comprobantes fiscales deberán estar a nombre de la compañía como sigue:

i. Todo gasto deberá ser reportado en forma semanal.
j. Solicitud de reembolso de gastos cada jueves de semana y recibir su transferencia o entrega de cheque cada lunes de semana, pata tener dinero siempre disponible....
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