Procedimiento de compras

1. Introducción.

Este procedimiento describe la manera en que se efectúan las compras de insumos, materiales y equipo para operar y mantener la infraestructura del Instituto de la Visión.

2. Alcance.

Aplica a todas las compras de insumos, materiales y equipos del Instituto.

3. Términos y definiciones.

Compra menor: Aquella compra cuyo monto no exceda los $7,500.00.
Compra Mayor:Compra cuyo monto exceda los $7,500.00 y sea inferior a $100,000 en cuyo caso se considera una compra especial.
Compra especial: Compra con fines de reposición, ampliación y/o actualización, etc., que emana del Consejo de Administración.
Material Operativo: Insumos utilizados en las intervenciones quirúrgicas del Instituto, que por lo especializado de los mismos y el monto consumido anualmente,son negociados con proveedores de forma temporal.

4. Descripción del procedimiento.

COMPRAS MENORES.

4.1.1 Ante la necesidad de la compra de algún insumo, articulo o servicio el responsable de departamento elabora formato de Requisición de compra” (ver anexo C) en el cual incluye las especificaciones de la compra y la justificación de la misma. Después tendrá que exponerla ante DirecciónGeneral para su pre autorización.
4.1.2 Posterior deberá entregar el formato de “requisición de compra” pre autorizado al responsable del departamento de suministros y acordar con él la fecha para entrega de 3 cotizaciones.
4.1.3 El responsable del departamento solicitante y el responsable de suministros evalúan las tres cotizaciones y eligen el proveedor que surtirá el pedido.

4.1.4Posteriormente llenará la orden de compra, formato que se encuentra en el módulo de compras del sistema administrativo (ver anexo A), en el cual debe incluirse la siguiente información:

• Descripción completa del insumo
• Cantidad
• Precio unitario
• Monto Total
• Nombre y Firma del solicitante
• Área en que será utilizado, justificar los motivos que justifiquen la compra brevemente y si lacompra fue presupuestada o no.
4.2 Coordinador de Suministros informa al Director General para que apruebe en su caso la compra, y autorize la orden de compra en el sistema administrativo.
4.3 El Coordinador de suministros emite una orden de compra al proveedor. (Ver anexo B).
4.4 El proveedor suministra la compra y entrega al Coordinador de suministros o a la persona designada por la misma paraencargarse de la recepción; usando para esto, algún acceso diferente a la puerta principal, dependiendo de las características del material suministrado.
4.5 El proveedor SOLO podrá entregar la mercancía suministrada acompañado de la factura, una copia de la misma, así como la orden de compra emitida por el Instituto.
4.6 La persona designada para el recibo revisará que el producto suministradopor el proveedor se encuentre en buenas condiciones y anotar cualquier discrepancia que haya en cuanto al producto solicitado. En el caso de producto empaquetado o sellado que impida la verificación del producto comprado, la persona encargada del recibo, anotará la observación de “Producto no Verificado” en la orden de compra y en cualquier documento en el que el proveedor solicite la firma derecepción.
4.7 El Coordinador de suministros, notificará al solicitante el arribo del producto comprado, el cual se ubicará en el área de mezanine exclusivamente.
4.8 El solicitante verifica lo recibido y firma de conformidad en la requisición de compra



COMPRA MAYOR
4.9 Se solicita al Director General la compra de los productos o servicios requeridos mediante el formato del SistemaAdministrativo (Ver anexo A), acompañado de tres cotizaciones (cuando sea posible), si no es posible obtener tres cotizaciones, se notifica por escrito los motivos al Presidente del Consejo de Administración y se continua con el proceso de compra solo si el mismo autoriza mediante firma autógrafa del mismo escrito y una justificación en formato libre de la compra usando el campo de comentarios en el...