PROCESO ADMINISTRATIVO DE REUNIONES

PROCESO ADMINISTRATIVO DE REUNIONES
ETAPA MECANICA O TEORICA (ESTRUCTURAL)
PREVISION.
Es el elemento de la administración de reuniones que con base en objetivos y metas establecidas previamente y como resultado del análisis y la investigación, determina el curso de acción óptimo por seguir.
Las previsiones administrativas nunca alcanzan una certeza completa, ya que por el número deelementos internos y la intervención de decisiones humanas, siempre existe el factor de riesgo.
Para disminuir el factor de riesgo, las previsiones deben basarse en hechos más que en opiniones subjetivas,. Las previsiones serán más seguras cuanto más se puedan apreciar cualitativa y cuantitativamente todos los factores que intervienen.
Los objetivos son muy importantes en esta etapa, ya que estos nosayudan a definir el rumbo de la reunión, y aplicados y acertadamente contribuirán al éxito del evento. Por tal motivo estos deben definirse claramente y por escrito para referirse a ellos cuando surja cualquier conflicto o confusión. Estos deberán ser particulares y generales.
Después de clarificar objetivos, se debe de hacer una investigación de todos los factores positivos o negativos,pasados, presentes o futuros, internos o externos que afectarán a la consecución de las acciones del proceso administrativo de la reunión.
La investigación tiene como fin determinar los medios y condiciones idóneas para satisfacer y alcanzar los objetivos fijados de la reunión. Durante el proceso de investigación se eliminarán o modificarán aquellos factores que dificulten la obtención de las metasestablecidas.
Esta investigación puede dividirse en:
1. Historia, análisis y evaluación de las reuniones previas.
2. Investigación de factores presentes y futuros, internos y externos, cuya influencia afectarán la reunión.
1. Historia, análisis y evaluación de las reuniones previas.
Este estudio es muy importante para la realización de una reunión exitosa, la información adquirida de estasinvestigaciones mostrará conceptos y criterios que nos ayudarán a establecer criterios para las acciones del evento.
Las fuentes de información pueden ser:
a) Los registros contables, estadísticos y administrativos que conserve la asociación o empresa acerca de las reuniones pasadas.
b) La memoria o historial
c) Las encuestas o entrevistas con ejecutivos y organizadores de las reunionescelebradas.
Resultados anticipados.
a) Tipo de sede
. ¿Se manifiesta alguna predilección por cierto tipo de sede?
. ¿En que se basa?
. ¿Qué posible riesgo se corre al proponer otro tipo de sede?
b) Fechas de la reunión
. ¿Se manifiesta alguna predilección en cuanto a fecha o temporada?
. ¿Cuáles pueden ser las razones?
. ¿Son válidas las razones?
. ¿Qué posible riesgo se corre al proponer otrasfechas?
c) Asistencia
. ¿Qué promedio de asistencia ha habido en las últimas reuniones?
. ¿Qué porcentaje del total de la membresia total representa?
. ¿Se puede manifestar alguna correlación entre la asistencia y la sede, el programa, los costos de registro, las fechas la promoción etc.?
d) Objetivos
. ¿Cuáles han sido los objetivos de las reuniones anteriores?
. ¿Se lograron?
. ¿Seelaboraron los programas de las reuniones con base en los objetivos?
e) Programas
. ¿Qué tipos se ofrecieron?
. ¿Se reunieron y satisficieron los deseos e intereses de los asistentes y organizadores?
. ¿Cumplieron su compromiso los exponentes e invitados?
. ¿S ofreció un balance adecuado de las sesiones de trabajo con los programas de carácter social y de esparcimiento?
f) Promoción
. ¿De quétipo fue?
. ¿Cuándo se inició?
. ¿Qué medios se emplearon?
. ¿Qué presupuesto se le asignó?
. ¿Qué resultados se obtuvieron?
g) Registro
. ¿Cómo se manifiesta en cuanto a tiempo?
. ¿Cuántos registros previos hubo?
. ¿Cómo fue el costo, en que porcentaje varió con eventos previos y como afectó el evento el numero a la asistencia?



2. Investigación y análisis de factores presentes y...