Proceso de check in y check out

PROCESOS DE CHECK IN Y CHECK OUT

El proceso de la llegada del cliente es el momento donde se registra y asigna la
Habitación.
Es responsabilidad del personal del Front Office aclarar al cliente las
Condiciones de la relación que establece con el Hotel y monitorear las
transacciones financieras que se presentan durante su estadía.
El recepcionista debe verificar las especificaciones de lareserva antes de
realizar el proceso de asignación de la habitación. Los clientes con reserva
deben tener las condiciones de la reservación especificadas de antemano,
mientras que los clientes sin reserva o walk in permiten a los recepcionistas
vender el hotel.
PRE-REGISTRO
El proceso de registro comienza cuando el recepcionista le da la bienvenida al
cliente al Hotel. En la reserva, elcliente provee casi toda la información que se
requiere para el registro, esto permite al recepcionista ser ágil en el proceso de
check in.
El pre-registro ayuda a planear los requerimientos especiales de los
huéspedes.
CHECK IN
Brindar y obtener información en detalle durante el registro posibilitan al Front
Office satisfacer las necesidades de sus clientes especiales, planear la
ocupacióny manejar adecuadamente las cuentas de los huéspedes. El registro
de los datos principales del huésped permite además que en el momento del
check out se pueda crear el archivo o historial de los clientes e identificar los métodos de pago. Ya sea en efectivo, tarjeta de crédito, cheque u otra forma de pago.
Asignación de la habitación
Asignar la habitación es un procedimiento fundamental dentrodel proceso de
registro..
Cuando el tipo de habitación requerida para el huésped no está disponible, el
recepcionista debe buscar en el sistema una habitación con condiciones
similares a las de la reserva y en último caso solicitar la autorización para
otorgar un up-grade al huésped, que consiste en asignar una habitación con
mejores características por el valor de una habitación sencilla(en la gran
mayoría de los casos se ofrecen habitaciones junior suite).
Los sistemas hoteleros permiten determinar el estado de las habitaciones a
través del room status. Este reporte permite al encargado de reservas conocer
la disponibilidad de habitaciones para la venta y también al recepcionista
identificar las habitaciones que están disponibles para asignar.
Reporte de ocupación
Eldepartamento de recepción es responsable de elaborar el reporte de
ocupación, el cual permite al Departamento de Ama de Llaves identificar las
llegadas y salidas para el día siguiente. El Ama de Llaves recibe diariamente
este reporte en las horas de la mañana y con él realiza la asignación de
funciones de aseo a las camareras.
Este reporte también es de gran utilidad para el departamento deAlimentos y
Bebidas ya que en algunos casos permite identificar las condiciones especiales
de las habitaciones (tipos de planes, alimentación, cortesías, etc).
Reporte de Ama de Llaves
Este reporte manual es elaborado en la mayoría de los casos por el
Departamento de Ama de Llaves y permite al recepcionista verificar el estado
de aseo de las habitaciones en el momento del registro.
Manejo dediscrepancias
Las inconsistencias existentes entre el reporte de habitaciones del sistema y el
Reporte de Ama de Llaves son denominadas discrepancias; éstas se presentan
comúnmente por los siguientes motivos.
· Recepción realiza un check out pero deja la habitación como ocupada, no la
libera del sistema. El Ama de Llaves la define como ocupada en su reporte.
· Recepción realiza un check in sinregistrar en el sistema y no informa al
Ama de Llaves. Esta a su vez la reporta como vacía.
· El departamento de Ama de Llaves se equivoca al diligenciar el Reporte de
Ama de Llaves.
Estas discrepancias pueden ocasionar molestias a los huéspedes como la
asignación de una habitación ocupada o sucia y deben ser reportadas de
inmediato a quien corresponda.
ESTADÍA
Como centro de las...