Proceso para el Desarrollo de un Manual Administrativo

Proceso para el Desarrollo de un Manual Administrativo

a) Preparación del Trabajo
La elaboración de manuales forma parte del proceso de mejoramiento administrativo de las organizaciones y gran parte de la utilidad que brindan los manuales deriva, precisamente, del proceso de mejoramiento previo a su elaboración. No tiene ningún sentido elaborar un manual referido a un aspecto en el cual laorganización requiera claramente acciones de cambio: un procedimiento que es necesario cambiar, una estructura que será modificada o cargos cuyo perfil se espera varíe. La elaboración del manual parte, entonces, del supuesto básico que el aspecto de la organización que será manualizado está acorde con sus objetivos.
La preparación previa implica asignar la responsabilidad por la elaboración del manualy determinar sus usuarios y objetivos

La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisión, toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud y objetividad posibles para no confundir a quien los consulta. Por ello, debe ponerse mucha atención en todas y cada una de sus etapas de integración, delineando un proyecto en el que se consignen todos losrequerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecución del trabajo.
b. Determinar el Responsable de la Elaboración

Es recomendable asignar la responsabilidad por la elaboración de manuales en forma expresa. A menos que se trate de un manual parcial o muy pequeño, es recomendable que se asigne esta responsabilidad a un equipo de trabajo, con un coordinador que actúe como redactor responsable.En particular, en las organizaciones en las cuales existe una unidad interna de Organización y Sistemas la elaboración del manual es parte de sus tareas, asimismo en las organizaciones que establecen un sistema de gestión de la calidad la responsabilidad última por la elaboración y desarrollo de los manuales generalmente descansa en el Comité de Calidad. En otras ocasiones, se puede recurrir aasesores externos para su elaboración.
Para iniciar los trabajos que conducen a la preparación de un manual es indispensable que no se diluya en diversas personas la responsabilidad de conducir las acciones, por lo que debe designarse a un coordinador general auxiliador por un equipo técnico integrado por líderes de proyectos, asistentes y analistas, que dirija su diseño, implementación yactualización. De esta manera se logra homogeneidad en el contenido y presentación de la información.
El equipo técnico debe estar integrado por personas con un buen manejo de las relaciones humans y que conozca perfectamente los objetivos, estructuras, funciones, procesos y personal de la organización. Los resposnbles de preparar los manuales administrativos tienen que definir y delimitar su universo detrabajo para actuar en forma lógica y ordenada; por lo tanto, deben evaluar el nivel técnico requerido para el manejo de contenidos, las cargas de trabajo y la jerarquía de necesidades de acuedo con las prioridades de la organización.
c.Determinar los Usuarios y el Objetivo del Manual

Todo manual tiene por objetivo satisfacer las necesidades de información de un grupo específico vinculado a laorganización respecto a un determinado tema. Con base en este objetivo se selecciona su contenido, se determina qué información debe incluirse y se elige el formato más apropiado.
Para determinar el objetivo, el primer paso es identificar quiénes necesitan información sobre un determinado tópico. De esta forma se identifican los usuarios del manual, quienes lo utilizarán en el futuro. Los usuarios delmanual a elaborar pueden ser internos o externos a la organización y pueden tener diferentes intereses y grados de participación en el tema a tratar, lo que genera diferentes abordajes para la información.
No es aconsejable integrar en un único manual los requerimientos de usuarios diferentes ya que tanto el contenido como la forma de presentación requerida pueden ser diferentes.
El estudio...