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Banquetes

Hoy en día los banquetes son actos muy generalizados que se producen por diversos motivos, debido a la necesidad de contactos entre personas. Y en nuestro hotel brindamos los servicios necesarios para que las nuestros clientes se sientan a gusto. Aunque las costumbres y los menús han sufrido una gran transformación, su finalidad en líneas generales, deja en segundo plano el factorcomida; ya que el motivo principal en la mayoría de los casos salvo los banquetes tradicionales, es reunir a un determinado número de personas para un fin determinado, en nuestro hotel nos preocupamos por estar al día en todo y así brindar mejores servicios a nuestros clientes cada día.

Los banquetes se clasifican en

✓ Bodas-bailes de empresas- desfiles de moda
✓ Cenas de gala-homenajes- comidas de negocios
✓ Cenas de fin de año y reyes- seminarios- presentación de personajes
✓ Congresos- conferencias- cumpleaños
✓ Cócteles con distintos motivos- rueda de prensa- inauguraciones

Reservas de salones

En nuestro hotel lo hacemos por medio de un formulario con la fecha y con unos cuadros donde consta el nombre de cada salón. Finalizada la visita del clientebien haya sido personal o telefónica, tentativa o definitiva, se anotará la reserva en este libro que tiene como objetivo tener constancia de los salones ocupados para que en ningún caso puedan venderse un “salón dos veces”, lo cual acarrearía un gran problema de difícil solución. En cada casillero del formulario se deben apuntar los siguientes conceptos:

✓ Salón
✓ Fecha en que seregistra la reserva
✓ Nombre del cliente
✓ Domicilio y teléfono
✓ Tipo de banquete
✓ Hora
✓ Número de personas
✓ Observaciones

Las anotaciones en este libro deberán hacerse siempre con lápiz, con el fin de poderlas borrar en caso de cancelación. Las cancelaciones deberán hacerse constar en el casillero correspondiente, con el fin de que, quede constancia de lo que se haborrado o cancelado.

Cuando un cliente solicita nuestro servicio en una fecha determinada y los salones están todos comprometidos pero no confirmados, antes de dar una negativa, el responsable de banquetes deberá ponerse en contacto con el cliente que tenga hecha la reserva para recordarle que la tiene y ver si puede confirmarla. Esto deberá hacerse con tacto, pues el cliente puede molestarse yperder ese servicio, por ésta razón no debe llamarse a un cliente cuya visita es muy reciente, sino que por el contrario, decirle al nuevo cliente que pasados algunos días se tratara de solucionar la forma de darle un salón.

Presupuesto de banquete- orden de reservación

La organización de servicios confirmados deberá llevarse a cabo 2 días antes de su realización con el fin de coordinar contiempo, todos los departamentos que tengan que ver algo con el servicio y que queden enterados y puedan preparar lo que les corresponda hacer.

Al confeccionar esta orden de tendrá especial cuidado en que figuren bien claramente todos los detalles del servicio, añadiendo los apéndices necesarios que puedan concernir a cada departamento. A parte del día, hora, número de personas, y además datosdel evento a realizar en la orden de servicio deben figurar:

✓ Menú: especificado el nombre de cada plato, bebidas y aperitivos. Los menús pueden ser de: coffee breaks, desayunos, almuerzos, cenas.
✓ Forma en que se ha de realizar cada servicio y montaje.
✓ Observaciones a cocina y pastelería sobre la forma en que se servirá, y si es necesario la forma en que debe prepararse cadaplato.

Los apéndices pueden ir dirigidos como observaciones a los siguientes departamentos, que son los que usualmente colaboran de una forma más directa con el departamento de banquetes, y por regla general en cada servicio.

Departamentos relacionados con el departamento de banquetes

Recepción y conserjería

Para que informe a sus empleados y se encargue de poner los carteles o...