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PLAN DE CORTE MIGRACIÓN IV A VEGA
FECHA: 11-07-2014

INTRODUCCIÓN
En todo empalme de dos sistemas de información se crea el riesgo de que la información no se sincronice de la manera adecuada y se termine alterando la operación y los resultados del negocio. Con el presente plan de corte se pretende asegurar que la CARTERA, el INVENTARIO y las VENTAS no se van a ver afectadas en la migraciónde IV a SAP. Para ello se definen unas actividades previas a los días de la migración y actividades específicas para el día de la migración de la ruta.

ACTIVIDADES PREVIAMENTE EN CADA REGIONAL

1. Preparar las tulas de recuado con sus respectivos códigos de barras:
Mandar a confeccionar unas tulas con códigos de barras resistentes al agua que sean de dos tamaños de acuerdo a la frecuenciadel recaudo.
Unas tulas para el recaudo semanal con unas medidas de 33 cm de alto x 22 cm de ancho

Una tula para el recaudo diario con unas medidas de 22 cm de alto x 16,5 cm de ancho

Los códigos de barras tendrán la siguiente codificación de XX Y ZZZZZ donde:
XX: Es el consecutivo asignado a la regional: 18 Bogotá; 24 Cali; 28 Medellín, 34 Barranquilla.
Y: El tamaño de la tula. 1:Pequeñas; 2: Grandes
ZZZZZ: Consecutivo
Tener en cuenta hacer suficientes tulas de cada tipo por regional teniendo en cuenta el número de máquinas proyectadas por lo menos hasta finales del 2015 y tener una holgura de 10% más de tulas para mitigar novedades de recaudos por falta de éstas.
Responsable: Coordinadoras administrativas de cada regional. Claudia Patricia Hernández

2. Validar que enlas regionales cuenten con lectores de códigos de barras y cables conectores de las contadoras con los equipos de caja.
Debido a que se requiere la menor intervención manual de las personas a lo largo del proceso, se solicita que los códigos de barras de las huchas sean leídos con un lector del cual deben disponer en caja. Adicional hacer un levantamiento del inventario de contadoras por regionalcon sus especificaciones de marca y modelo. Esta información se envía al proyecto Vega (Rafael y Clara) quienes se encargarán de envíar al consultor de Digisoft para que valide que las contadoras se puedan conectar directamente con Vega. Ya ellos especificaran la compatibilidad de las contadoras y que tipo de cables se requieren comprar. Con esta especificación queda acargo de las coordinadorasadministrativas de cada regional dotar de los cables requeridos.
Responsable: Coordinadoras administrativas de cada regional- Proyecto Vega

3. Disponer de los códigos de barras de las máquinas
Con el cambio del sistema de información y la migración a Vega se aprovechará para renovar los códigos de barras de las máquinas de modo que en el momento en que se ejecute el plan de corte de la ruta, elrutero se vaya dotado con estos códigos de barras. Estos códigos deben ser adhesivos y resistentes para que con el paso del tiempo no se pierda la calidad de la lectura.
Responsable: Líder técnico y ruta

4. Disponer de los stickers identificadores de las máquinas.
Adicional a estos códigos de barras se cambiarán los sticker identificadores de las máquinas para para homologar la codificaciónde los activos de acuerdo al código de SAP. Por esta razón también se requiere tener disponibles estos stickers para que al momento que el rutero ejecute el plan de corte también se encuentre dotado con estos stickers. Estos sticker deben contener la información de los actuales pero ahora en lugar del NCA debe tener el código SAP de la máquina.
Responsable: Controlador de activos Nacional

5.Disponer de una gramera para pesar los contendedores.
Una de las opciones planteadas para la captura del inventario físico de las máquinas de café es que se haga el pesaje de los contenedores de cada una de las maquinas a las cuales se les hará la migración. Si esta es la opción elegida, en cada regional al momento de la salida en vivo se debe disponer de 2 balanzas de precisión para poder...