Recepcion de un hotel y sus departamentos

1- DEPARTAMENTO DE TELEFONOS
Se dice que la comunicación es como la sangre que irriga a un organismo; de ahí que dependa el éxito de las funciones que se desarrollan en el mismo. Considerando lo anterior; el Departamento de Teléfonos es de vital importancia en el funcionamiento de un hotel.
Este departamento es de los mas importantes en el hotel y que influye notablemente en la opinión de loshuéspedes respecto al servicio en el hotel.
Descripción de puestos
Supervisora de Teléfonos:
Es la persona responsable del desempeño de las labores de las telefonistas: largas distancias, llamadas locales, mensajes, etc.
Funciones:
 Seleccionar con el jefe de personal a los empleados del departamento.
 Imparte entrenamiento al personal.
 Establece procedimientos de trabajo.
Supervisa el desempeño del personal.
 Elabora reportes.
 Realiza y dirige juntas de departamento.
 Establece y asigna horarios de trabajo a telefonistas.
 Asiste a juntas de jefes departamentales.
 Verifica elaboración de cargos de largas distancias.
 Revisa y archiva el reporte de llamadas larga distancia.
 Verifica la actualización de los racks ( numéricos y alfabéticos).
Controla el archivo del departamento.
 Realiza presupuestos de ingresos y egresos del departamento.
 Atiende las llamadas telefónicas de huéspedes importantes.
Telefonista
Se encarga de todo lo relacionado a establecer comunicaciones locales y de larga distancia por teléfono.
Funciones:
 Recibir pendientes del turno de la operadora saliente.
 Verificar que el equipo de trabajo este enperfectas condiciones.
 Verificar que las líneas de entrada / salida estén funcionando.
 Atiende solicitudes de huéspedes para llamadas de larga distancia.
 Elabora los cargos por llamadas de larga distancia.
 Actualiza los racks alfabéticos / numéricos.
 Toma, recibe y envía recados telefónicos a huéspedes.
 Llamadas a huéspedes cuando estos soliciten el servicio.
 Atiende alas llamadas locales.(internas y externas)
 Promueve los servicios del hotel.
 Proporciona información sobre los eventos del hotel.
 La operadora del turno nocturno efectúa la suma de las llamadas de larga distancia del día en relación con cada turno.
 La operadora nocturna envía la relación de cargos de larga distancia al auditor nocturno.
Formas impresas
Boletas para llamadas delarga distancia: es donde se toman los datos que proporciona la persona que solicita la llamada de larga distancia.
Cargos por larga distancia: es la forma donde se hace el cargo que se va a cobrar por largas distancias efectuadas.
Forma de recado telefónico: es la que se utiliza para enviar recados a los huéspedes.
Forma de llamadas para despertar: en ella se anota la hora y el numero de cuartoque solicita el servicio despertador.
Reporte diario de larga distancia: en esta forma se vacía en forma concentrada todos los cargos por largas distancias efectuadas en el día.
Reporte de asistencia del personal: se utiliza para informar al departamento de Personal y Contabilidad la asistencia diaria del personal( de acuerdo con las políticas establecidas por el hotel).
Es conveniente tenerlibretas para: anotar pendientes, llamadas de larga distancia, reportes de fallas y teléfonos de emergencia

2- CONTROLES INTERNOS PARA EL ÁREA DE CAJA (RECEPCIÓN)

1) Las funciones de custodia y manejo del efectivo deben ser ejecutadas por personas independientes de las que realizan las funciones de revisión, registro y control del mismo.

2) Todos los ingresos de efectivo deben hacerseconstar en un recibo de ingreso, el cual debe ser firmado y sellado por el cajero.

3) Los recibos de ingreso deben ser prenumerados de imprenta y expedidos en secuencia numérica.

4) La secuencia numérica en el uso de los recibos de ingresos debe ser controlada por un empleado independiente de quienes manejan el efectivo.

5) Todos los ingresos deben ser depositados íntegramente...