recursos humanos

Recursos Humanos


2.4 Manual de funciones

Organización de una Estación de Servicio tipo
La estructura  básica de organización de una Estación de Servicio, dependerá en gran medida del tipo de franquiciatario y los servicios complementarios que ofrezcan a los clientes, en general la estructura es simple y definida en cuanto a autoridad y responsabilidad.  Una manera de representarla esla siguiente:



La estructura de organización es plana, al existir una proporción mínima de puestos intermedios  con relación a los empleados de línea para atender a los clientes, que tienen funciones bien definidas y aplican procedimientos altamente estandarizados para la recepción de pedido, despacho y pago del producto.
Gerente de Estación de Servicio
Objetivo:
Dirigir las actividadesde la Estación de Servicio de acuerdo con las políticas generales de la Franquicia, para asegurar el cumplimiento de los objetivos básicos de la Franquicia  Pemex:
Funciones:
1. Elaborar la programación de abastecimiento de combustibles, así como efectuar cancelaciones, adiciones y pedidos extraordinarios.
2. Supervisar el control de los inventarios de productos marca  Pemex y demás productossupeditándolos al comportamiento de ventas, para mantener existencias suficientes y  ofrecer el servicio al cliente en el momento que se requiera.
3. Asegurarse que al recibir el combustible, se haga la descarga en tanques predeterminados sin causar molestias a los  clientes y demora al operador del autotanque, aplicando el procedimiento establecido por  Pemex  Refinación para la recepción ydescarga de producto..
4. Efectuar el corte de cuentas en forma individual con cada Oficial Gasolinero / Jefe de Turno.
5. Revisar que se cumpla con el procedimiento de Recolección de Valores.
6. Validar los registros de ventas de los cortes de turno, las pólizas, cheques, reportes de venta diaria, reembolsos de caja chica, depósitos bancarios y en general, toda la documentación comprobatoria antesde ser enviada al Contador.
7. Efectuar el pago de los productos marca  Pemex y otros servicios a  Pemex- Refinación  y  a los proveedores.
8. Controlar el estado de operación de las instalaciones, maquinaria y equipos de la Estación de Servicio.
9. Atender y resolver las quejas y sugerencias de los clientes.
10. Difundir el Programa de Contingencias entre todo el personal y realizarsimulacros.
11. Coordinar la capacitación del personal en procedimientos para la atención a clientes.
12. Supervisar la atención a los clientes.
13. Administrar y evaluar el desempeño del personal.
14. Contratar empresas para el mantenimiento y abastecimientos de productos diferentes a la marca  Pemex a la Estación de Servicio.
15. Atender las visitas comerciales de supervisión técnica.
16.Supervisar y coordinar  los trabajos para atender observaciones y situaciones de riesgo que se identifiquen en las visitas comerciales de supervisión técnica.
17. Supervisar que se realice completa la transmisión de archivos de los controles volumétricos conforme a lo establecido en la normatividad aplicable.
Auxiliar administrativo
Objetivo:
Realizar el control administrativo, contable y depersonal para la Estación de Servicio y preparar la información y documentación para cumplir con el proceso contable y fiscal.





Funciones:
1. Asistir al Gerente al recibir las cuentas de los despachadores.
2. Recabar, ordenar y clasificar la documentación comprobatoria derivada de las operaciones de compra y venta realizadas por la Estación de Servicio, adjuntándola a las pólizas contablescorrespondientes.
3. Elaborar los cheques para pago a otros proveedores, de conformidad con el programa de pagos establecido, turnárselos al Gerente para su revisión, autorización y firma correspondiente.
4. Controlar las tarjetas o listas de asistencia del personal y elaborar la nómina, verificando con el Contador Externo su cálculo y determinando los pagos correspondientes.
5. Realizar el...