REGLAMENTO DE OPERACION DE FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA



REGLAMENTO DE OPERACION DE FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA
Capítulo 1 DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1
La finalidad del presente Reglamento es regular la creación, manejo, custodia y cierre de los Fondos Fijos de Caja Chica del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
Artículo 2
El Departamento Financiero Contable es el encargado de velar por el fiel cumplimiento del presente Reglamento, así comolas Unidades y Departamentos que administren Fondos Fijos de Caja Chica.
Artículo 3
El efectivo del Fondo Fijo de Caja Chica será utilizado para:
a. Realizar compras de bienes y otros gastos imprevistos que deben cubrirse de manera urgente, que respondan a las necesidades de la unidad ejecutora solicitante y dentro de los límites del monto asignado, de conformidad con el Artículo 5, de esteReglamento.
b. Facilitar las operaciones diarias de caja permitiendo dar cambio a billetes de gran denominación.
Capítulo 2 CREACION, MODIFICACION Y CIERRE DE FONDOS
Artículo 4
La Vicerrectoría de Administración autorizará la creación o ampliación de Fondos Fijos de Caja Chica, a solicitud de aquellas unidades ejecutoras que:
„h realicen una actividad o evento especial que ameriten realizartransacciones urgentes de compra y gastos menores
 lo requieran como parte del tipo de servicio o función de la unidad
 establezcan un servicio en forma permanente y periódica.
Artículo 5
El monto de dinero que se asigne al Fondo Fijo de Caja Chica, el monto máximo a ser pagado por el fondo, serán fijados por la Vicerrectoría de Administración a solicitud del Departamento Financiero Contable y cuando:„h La actividad del solicitante responda a un evento especial
 La necesidad responda a una actividad periódica
„h Los montos existentes no alcancen para hacerle frente a las necesidades actuales.
Artículo 6
La Vicerrectoría de Administración autorizará la modificación del monto asignado a un determinado Fondo Fijo de Caja Chica, a solicitud del Departamento Financiero Contable, cuando existadocumentación que compruebe la necesidad de realizar un aumento o disminución del fondo.
Artículo 7
Será causa suficiente para que la Vicerrectoría de Administración autorice al Departamento Financiero Contable para que proceda al cierre de un Fondo Fijo de Caja Chica, cuando se dé alguno de los siguientes casos:
a. Se haya cumplido el objetivo para el cual fue creado, en el caso de eventos especialeso actividades periódicas, para lo cual el responsable del mismo tendrá un plazo de diez días hábiles para informar sobre el cierre.
b. Exista suficiente evidencia comprobada del mal uso del fondo, en que los actos hayan estado en contraposición a lo establecido en la normativa institucional referida a esta materia.
c. Contravenga el Reglamento de Contratación Administrativa y el “Manual sobreNormas Técnicas de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Organos sujetos a su Fiscalización” sobre la materia de cajas chicas.
Artículo 8
La Unidad Ejecutora que gestionó la creación del Fondo Fijo de Caja Chica, es quien debe notificar a la Vicerrectoría de Administración, con copia al Departamento Financiero Contable la decisión del cierre de éste, así comola fecha a partir de la cual se hará efectivo el cierre.
Artículo 9
El informe sobre el cierre de cualquier Fondo Fijo de Caja Chica será elaborado por un funcionario de la Unidad Ejecutora del evento o actividad y deberá contener lo siguiente:
a. Razón del cierre
b. Documentación que respalde la liquidación del Fondo Fijo de Caja Chica, con los requisitos establecidos en el presente Reglamento
c.“Recibo de Dinero” del ITCR emitido por el Departamento Financiero Contable que demuestran el reintegro del dinero sobrante.
Capítulo 3 DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA
Artículo 10
Los Fondos Fijos de Caja Chica estarán compuestos por:
a. Dinero en efectivo
b. Facturas o comprobantes de los pagos realizados que cumplan con los requisitos establecidos en el Artículo 20 de este Reglamento
c....