Reservaciones

Departamento de Reservaciones:
Definición:
Es un acuerdo verbal o escrito, que se establece entre el hotel y una persona física o jurídica, por el cual el primero se compromete a realizar una prestación de alojamiento y demás servicios en una fecha determinada y por un periodo definido; y el segundo, a recibir tales prestaciones en esa fecha, con su consecuencia inmediata de pago.
Tipos dereservaciones:
Confirmadas no garantizadas:
Son reservaciones provenientes de particulares o intermediarios en los cuales no media ninguna garantía. El hotel fija un hora límite de chek-in que usualmente son las 18:00 horas, después de la cual, si los huéspedes no se presentan, la reservación se da de baja. La hora límite varía según el establecimiento.
Garantizadas:
Significa que el hotel, silos huéspedes no se presentan en la fecha estipulada, les cobrará el importe correspondiente a una noche de alojamiento. El término dentro de la hotelería para designar esto es no presentación (no show)
Nota: nunca debe ocuparse una habitación que dispone de una reservación garantizada, ni cancelarla, hasta el chek-out del día siguiente. .
Provisionales:
Son reservaciones que no ofrecenseguridad, ya que están sujetas a cambios o cancelaciones. Tienen de fecha límite para su confirmación definitiva, conocida como fecha de vencimiento. Son utilizadas, sobre todo, por agentes de viajes que realizan bloqueo. En la fecha de vencimiento deberán transformarse en reservaciones confirmadas o garantizadas.
En lista de espera:
Se ofrece esta posibilidad, cuando no hay disponibilidad para la fechasolicitada y existen reservaciones provisionales y confirmadas en un número importante , algunas de las cuales pueden ser canceladas.
Debe establecerse un tiempo prudente para el término de la lista de espera, comunicándole al reservante si se dispone o no de alojamiento; en caso negativo debe conseguírsele alojamiento en otro establecimiento.

Allotments:
Es un bloque de habitaciones que seotorga a una agencia de viajes mayorista con objeto de que pueda venderlas sin necesidad de solicitar el espacio al hotel. Al otorgarse un bloque de cuartos en allotments se deberá establecer una fecha de corte, después de la cual las habitaciones aún no vendidas son devueltas al control del hotel

Organigrama Tipo:

Gerente de Reservaciones
Auxiliares
Reservacionista
Encargado de grupos,comisiones y reembolsos

Funciones de personal
Gerente de reservaciones:
* Ser responsable de la operación eficiente, económica y disciplinaria de su departamento.
* Instruir a todo su personal en la venta de cuartos, buscando siempre el máximo ingreso.
* Asegurarse que los reservacionistas conozcan exhaustivamente la ubicación, amueblado, capacidad y precio de los diferentes tiposde cuartos del hotel, a fin de dar la información adecuada a los clientes.
* Mantenerse al informado y al día sobre las políticas de ventas fijadas por la Dirección, y asegurarse que todo su personal la conozca bien.
* Encargarse de que todas las solicitudes se tramiten el mismo día en que se reciben.
* Firmar toda la correspondencia que salga del departamento y supervisar toda la quellegue
* Firmar los documentos contables propios del departamento y supervisar la rutina del encargado de depósitos y comisiones.
* Mantener el over booking, esto es, la sobreventa de cuartos, dentro de los parámetros fijados por la dirección
* Dar seguimiento a las fechas de vencimiento de los depósitos de garantía de los grupos reservados como “tentativos”, para proceder a sucancelación y no tener bloqueado el espacio sin necesidad
* Informar a los departamentos de Recepción y Servicio De Huéspedes sobre la llegada de clientes importantes, para que les proporcionen las atenciones previstas
* Verificar con el departamento de Recepción el movimiento diario de entradas sin reservación (walk-in) y de salidas anticipadas, para optimizar la ocupación del hotel esa noche...