Reunión apertura de auditorias de calidad

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REUNION DE APERTURA
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La reunión de apertura de la auditoría debe ser programada por el auditor líder con los responsables de la sección a auditar que vayan a estar involucradas de una u otra forma con la auditoría y el equipo auditor.

a. Objeto de la Reunión de Apertura

- Establecer ambiente de confianza y consolidarlo cuando no existe.
- Aclarar desde el comienzo, si esnecesario, los conceptos básicos de la auditoria.
- Confirmar la logística.

b. Actividades de la Reunión de apertura

- Presentar a los miembros del equipo auditor a la gerencia del auditado: La ejecución de la auditoría comienza con una reunión inicial de presentación del equipo auditor y las características de la auditoría. En esta reunión debe establecerse un clima de confianza entreauditor y auditado, clarificando cualquier duda que pudiera plantearse.

- Revisar el alcance, los objetivos y el plan de auditoria y llegar a un acuerdo con respecto a la tabla de tiempos de la auditoria: Toda auditoría debe comenzar con una etapa de planificación, en la que se establezcan sus objetivos y alcance (áreas a las que afectará), los criterios, las personas implicadas, el equipo auditor,el calendario, los requisitos de confidencialidad y la documentación aplicable.

- Proveer un resumen corto de la metodología y de los procedimientos a ser utilizados durante la auditoría. El auditor jefe realiza el reparto de las tareas entre los miembros del equipo auditor, asignando los elementos, funciones o actividades específicas del Sistema de Gestión de Calidad a auditar, y les instruyesobre el procedimiento de auditoría a seguir.

- Confirmar que los recursos y facilidades necesitadas por el equipo auditor estén disponibles. El auditor deberá prestar sus servicios de acuerdo a las posibilidades de la ciencia y a los medios a su alcance con absoluta libertad, respecto a la utilización de dichos medios y en unas condiciones técnicas adecuadas para el idóneo cumplimiento de sulabor. En los casos en que precariedad de los medios puestos a su disposición, impidan o dificulten seriamente la realización de la auditoria deberá negarse realizar hasta que se le garantice un mínimo de condiciones técnicas que no comprometan la calidad de sus servicios o dictámenes.

- Promover la participación activa del auditado. El auditor deberá facilitar e incrementar la confianza deauditado en base a una actuación de transparencia, en su actividad profesional sin alardes científico- técnico, que, por su incomprensión, pueden restar credibilidad a los resultados obtenidos y a las directrices aconsejadas.

- Revisar los procedimientos de seguridad y emergencia relevantes del local para el equipo auditor.

c. Objeto de la Reunión de Apertura

- Establecer ambiente deconfianza y consolidarlo cuando no existe.
- Aclarar desde el comienzo, si es necesario, los conceptos básicos de la auditoria.
- Confirmar la logística.

d. Contenido

− Presentación de los equipos auditor y auditorio.
− Reconfirmación del plan de la auditoria.
− Confirmación del cronograma de la auditoria.
− Confirmación de enlaces de comunicación formal.
− Solución de enlaces decomunicación formal.
− Solución de inquietudes.
− Confirmación idioma auditoria.
− Forma de informar al auditorio durante el proceso.
− Confirmación disponibilidad de recursos e infraestructura.
− Requisitos de confidencialidad.
− Funciones de los auditores acompañantes, en entrenamientos o expertos.

e. Forma General de Preguntar

| |Cómo seplanifica el proceso de..? Permítame donde esta escrito. |
| |Cómo se implementan las directrices gerenciales en el proceso de? Permítame los documentos xx |
| |Cómo se ejecuta el proceso de..? |...
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