Salud ocupacional

Archivo Y Clases De Documentos -
1. CLASES DE DOCUMENTOS Según su vigencia: Administrativo: Tiene valor mientras el documento le fue útil a la Institución Histórico: Valor permanente y será consultado por su valor cultural Según la frecuencia de uso: Activos o dinámicos Inactivos o no dinámicos Entre activos están: • Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos: decirculación, de tramitación por los canales o cauces normales, en busca de respuesta o solución para el asunto que se ha iniciado. • Archivos centrales o intermedios: una vez recibida la respuesta o solución al asunto iniciado, se debe conservar, ya que puede ser objeto de consulta o antecedente, pero no con la frecuencia de la primera etapa. • Archivos permanentes o históricos: incluye los documentos queasumen un valor permanente por decisión del respectivo comité de archivo.

2. ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO • Soporte: parte material o física (papel, cinta. disco). • Técnica: es el medio que fija y transmite el contenido: escritura, códigos, signos, dibujos, etc.
3. • Estructura: son los componentes del documento. Por ejemplo en una carta la estructura corresponde a: fecha, destinatario,asunto, saludo, despedida y firma. • Contenido o asunto: es el mensaje que transmite el documento.
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5. CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Tres elementos distinguen o particularizan a los documentos de archivo: • Carácter seriado: son el resultado de acciones repetitivas determinadas por funciones especificas. Se producen uno a uno y en un orden natural. Ej. acuerdos, actas,resoluciones. • Carácter de unicidad: son únicos, no están publicados ni se editan en ejemplares múltiples. • Carácter de objetividad o ingenuidad: no son elaborados para la posteridad, registran hechos, tomados del acontecer inmediato, no comportan elementos de crítica subjetivos o valorativos, además se producen naturalmente dentro de la estructura orgánica de las instituciones. DOCUMENTOS DEARCHIVO SEGÚN SUS ATRIBUTOS Los atributos se refieren a las características que adquieren los documentos en razón de su forma y contenido, o sea sus caracteres internos y externos. Caracteres Externos Clase: Definida en elementos de un documentos de archivo Formato: Depende de la clase: Los documentos de imagen se presentan en fotografía, microfilm, video
6. Los sonoros en cassettes, discos, cintas,etc. Los textuales se presentan como formatos de documentos simples, de legajo o carpetas, de expediente o de libros. Diferencia entre Legajo, Libro, Expediente y Dossier Expediente: unidad o conjunto ordenado de documentos cuyo orden o secuencia corresponde al trámite que debe seguir una acción administrativa para entrar en vigencia o ser resuelta. Indican el nacimiento, desarrollo y efectos dela acción, la falta de cualquier documento, puede invalidar o suspender un trámite. Termina con un acto administrativo Es un conjunto de documentos resultantes de una sucesión de actuaciones, que constituyen los antecedentes a la resolución administrativa o entrada en vigencia, cuyo orden está establecido de antemano. Conjunto y orden que son además, condición de legalidad de dicha resolución. Ej.contratos, acuerdos del consejo, sumarios judiciales, créditos bancarios. Legajo: formato mediante el cual se agrupan un conjunto de documentos luego de ser elaborados por las siguientes razones: Se refieren en particular al mismo objeto, tema o actividad, aunque sean documentos de diferentes tipos pero no obedecen a un trámite o procedimiento complejo como es el caso del expediente. Ej. Hojas devida. Cuando por razones fiscales y legales deben coserse documentos de la misma tipología como es el caso de legajos contables. A veces de tipología diversa, como se exige para los protocolos notariales. Dossier: conjunto de documentos que se reúnen en un legajo para su conservación, no corresponden a un único proceso administrativo, pero se refieren al mismo tema o asunto. Puede incluir...