Sist adm

Resumen Sist Administrativos

Subsistema de compras
Se encarga de la obtención de recursos para el funcionamiento de la empresa. Debe ser al mínimo costo posible, calidad adecuada y en el momento oportuno.
Se pone en funcionamiento cuando se detecta la necesidad de aprovisionarse.

Modalidades:
Compras menores: Bs y serv de escaso valor, su necesidad es circunstancial. Compras nopredecibles.
Compras de bs de uso: No requieren reposición permanente. Se requiere autorización de la cúpula para comprarlos.
Compras normales: Compras de bs de consumo repetitivo y necesario.
Importaciones: A proveedor extranjero.

Normas de control interno: (proceso de compra)
Separación de funciones: Compras está separada en almacenes, recepción, cuentas a pagar y contabilidad.
Iniciación dela compra: Empieza con un pedido formal, y el material con especificaciones.
Cotización: Algunas cotizaciones muy altas deben ser analizadas. Se hace x escrito y sino por teléfono
Autoriza de la compra: Lo autoriza un funcionario responsable
Punto de pedido y lote de compra: Se deben consumir las mismas cantidades de las que se compran
Control de mercadería: Controlar cantidad y calidad de losprod recibidos
Seguro de mercadería: Cubre el riesgo del viaje
Formularios: Llenar formularios de compra, órdenes de compra, remito y control de calidad.

Proceso de compra:
1) Detección de necesidad de compra: se solicita la compra y envía al depto. Respectivo. Se hace una solicitud de compra. Original: compras. Duplicado: Almacenes.
2) Selección del proveedor y pedido de cotización:Luego de que compras recibe la SC consulta el registro a proveedores. Se pide cotización (PC)
3) Adjudicación: Tener en cuenta la calidad y plazo de entrega.
4) colocación de la orden de compra: Se emite la OC. Original: Proveedor. Duplicado: Compras. Triplicado: Recepción. Cuadriplicado: Cuenta a pagar.
5) Recepción: Se produce el ingreso de la mercadería acompañado por el original y copia delremito. La copia de devuelve conformada. Se hace un Informe de recepción (IR), que da la certeza de que ingreso la mercadería. Original: Almacenes. Duplicado: Compras. Triplicado: Contaduría. Cuadriplicado: Recepción.
6) Contabilización: Obtiene los datos del IR, que valoriza según la OC

Subsistema de pagos
Se encarga de la cancelación de las obligaciones contraídas por la empresa. El origenes de una compra a un proveedor.
Desde la obligación a pagar hasta la cancelación.

Modalidades:
Pago en sede del acreedor: Se efectúa directamente en el domicilio del acreedor. Seguro de valores en tránsito.
Pago a un cobrador: Se avisa al acreedor que está listo el pago y lo retira en tesorería
Pago a repartidores: Ídem anterior
Pago x correspondencia: Se envía al acreedor un cheque porcorreo. El correo vuelve con el recibo.
Pago a traves de banco: Transferencia. Más utilizado x empresas que brindan servicios.
Pago en efectivo: Con fondo fijo.
Pago de sueldos y jornales: en efectivo o a través del banco. Puede ser también con cheque al personal.

Normas de control interno
Separación de funciones: El manejo de fondos no debe estar a cargo de la misma persona que realizala registración. Debe ser alguien ajena a tesorería
Concentración de la responsabilidad: Una sola persona es responsable de los fondos
Separación total de fondos: cobranza separada de los de pagos.
Rotación del personal: Rotar periódicamente el personal para detectar posibles errores en el sistema.
Contabilización de operaciones:
Arqueos sorpresivos: se controla que los valores coincidancon la registración contable. Lo hace un ajeno a tesorería
Conciliación bancaria: Conveniente q lo haga alguien externo al sector.

Proceso de pago:
1) Recepción de la factura: El sector cuentas a pagar recibe la factura del proveedor y se verifica con el remito
2) Liquidación de pago: El sector cuentas a pagar procede a emitir el pago. La orden de pago es el comprobante que avisa a...