Sistema de informacion gerencial

Fase 1: Conceptualización
Esta fase consiste en:
•Identificar las necesidades de la institución;
•Determinar lo que es factible con respecto a tecnología, capacidad del personal y recursos financieros;
•Proceder con una evaluación inicial de las alternativas — compra de un programa comercial, personalización de un programa estándar o desarrollo de un programa propio.
La fase de laconceptualización termina con un reporte sobre los resultados obtenidos, los cuales servirán de guía para la segunda fase.
5.1.1. Etapa 1: Constitución del grupo de trabajo
El punto de partida es la constitución del grupo de trabajo el cual proporcionará orientación e intervendrá a lo largo de la parte inicial del proceso para asegurar una amplia representación durante la definición de las necesidades deinformación de la institución. Los programadores y los consultores externos pueden proporcionar su experiencia y asesoría, pero los usuarios representativos de la información — las personas que conocen bien a la institución,,sus procedimientos, así como su filosofía y cultura de trabajo — deberán estar bastante involucrados durante la fase inicial, la cual es crítica. El grupo de trabajo deberáreunirse regularmente — por lo menos semanalmente — durante unas cuatro a seis semanas.
El grupo de trabajo deberá estar conformado por una persona experimentada de cada departamento, conjuntamente con la persona a cargo de las auditorías internas. Deberá incluir la representación de cada nivel dentro de la organización, desde la gerencia hasta el personal de campo. También deberá incluir a variosmiembros del departamento de sistemas de información — seleccionados por su capacidad de poder escuchar detenidamente — para que documenten las intervenciones del grupo de trabajo y coordinen el trabajo técnico.
Una institución que presenta limitaciones de personal con experiencia en este tema, podría decidirse a contratar un consultor externo, pero la función de esta persona deberá estarclaramente definida como una de asesoría y no de toma de decisiones. Debido a que estas fases iniciales no deberán ser apresuradas, es preferible contratar a un consultor local que pueda dedicar uno o dos días a la semana a este proceso en lugar de trabajar a tiempo completo. También sería conveniente consultar con el auditor externo aunque no será necesario que éste tenga un representante en el grupo detrabajo.
El grupo de trabajo deberá estar dirigido por un alto ejecutivo de la organización que cuente con un amplio conocimiento de la institución y que infunda respeto. También sería conveniente que en instituciones grandes se cuente con una persona influyente, como el director ejecutivo o el presidente del directorio que ratifique el proceso, que asegure que éste es tomado en serio y queelimine las trabas burocráticas que se presenten.
5.1.2 Etapa 2: Definición de las necesidades
La definición de las necesidades es una etapa crítica la cual producirá información que luego servirá para examinar las diferentes alternativas posibles. Si es bien conducida permitirá evitar meses de frustraciones y significará la diferencia entre el éxito y el fracaso de todo el proceso.
Documentaciónde las políticas y procedimientos actuales
Ya sea que la institución planee desarrollar un nuevo y personalizado SIG o prefiera evaluar la adquisición de sistemas comerciales, será necesario que reúna toda la documentación existente sobre sus políticas y procedimientos, principalmente con respecto a las siguientes cuatro áreas :
•Políticas y procedimientos contables
•Políticas y procedimientosoperativos básicos
•Procedimientos de control interno
•Parámetros del sistema
Es posible que en algunas de estas áreas no exista la documentación requerida, que ésta no esté al día o que sea incompleta o contradictoria. Algunas instituciones encontrarán que la información necesaria sólo puede encontrarse en las personas que trabajan en la institución. Es este caso, el personal clave deberá...