Solución de problemas -elaboración de facturas

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “SIMÓN RODRÍGUEZ” CONVENIO FIEC-UNESR-VARGAS CÁTEDRA: SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

TALLER TEMA III SOLUCIÓN DE PROBLEMAS ELABORACIÓN DE FACTURA

TSU Aguilar, Omar TSU Carbo Kellys TSU De Sousa, Ofelia TSU Díaz, Migdalia TSU Padilla, Juan Facilitador Maiquetía, Octubre 2007 : Lic. José D.Martínez

ÍNDICE

p.p. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE ELABORACIÓN DE FACTURA ............ 1 SOLUCIÓN DEL PROBLEMA ........................................................................ 5 BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................. 10

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DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE ELABORACIÓN DE FACTURA

El proceso se inicia con lasolicitud del pedido del cliente al operador(a) de la unidad de Facturación. Este procede a ingresar su código si es cliente de cartera, asignado por la empresa según ramo del cliente, y se muestra la información del cliente, si el cliente no se encuentra registrado en la base de datos se procede ingresar el código en blanco y al final se ingresan de sus datos como cédula/RIF, nombre/razón social,dirección, información que no es actualizada en la base de datos. Luego del proceso de ingreso del código del cliente puede suceder: a) que el cliente este sobregirado en su limite de crédito, y se le informa que solo podrá facturar su pedido de contado. b) de insistir el cliente en facturar de crédito, se notifica al jefe de ventas, cobranza o al administrador del caso para que den la autorización o no.Se notifica al cliente la decisión. El operador procede a seleccionar el tipo de precio de venta según el cliente, tiene tres precios para escoger el adecuado (Constructoras y Ferreterías, herreros y eventuales). A continuación se procede a ingresar los códigos de los renglones a facturar, mostrándose en pantalla la descripción, el precio de venta e ingresando la cantidad del pedido se muestra elmonto por renglón; si el renglón no se encuentra en la base de datos se puede facturar con código “XXXXX” teniéndose que ingresar descripción, precio y cantidad para poder mostrar el monto por renglón. Por cada renglón ingresado se muestran el subtotal y total de la factura hasta el momento. Una vez ingresados todos los renglones de la factura se procede a ingresar opcionalmente el monto delflete, el porcentaje de descuento o directamente el monto del descuento, se muestra la tasa y el monto del IVA a

retener y se procede a imprimir la factura. Se generan tres copias de la factura, la original para el cliente, una copia para el departamento de crédito y cobranza y la tercera para la compañía de contabilidad. Si el cliente no ha de retirar la mercancía facturada de inmediato se procedeha fotocopiar la factura original y se le entrega la misma al cliente quedando la original en la unidad de facturación hasta tanto el cliente decida retirar su mercancía; por el contrario de retirar la mercancía de inmediato el cliente ha de entregar la factura original al encargado del Almacén para proceder al despacho, este encargado debe firmar esta factura como prueba de haber realizado deldespacho. Si el pedido es facturado a crédito al cliente se le entrega una fotocopia de la factura la cual debe firmar el encargado del depósito junto con la original como prueba de haber sido despachada, la factura original ya no queda en la unidad de facturación sino que pasa al departamento de crédito y cobranza hasta tanto se realice el pago de la misma. Si el pedido es realizado víatelefónica, es el jefe del departamento de ventas el encargado de tomarlo y verificar con crédito y cobranza el estatus del crédito del cliente antes de autorizar el pedido; si no es aprobado el pedido se le notifica al cliente de inmediato las causas de la decisión y condiciones para poder autorizar los mismos de ser aprobado el pedido se notifica al cliente y se pasa al mismo a la unidad de facturación...