Tecnicas Para Archivar

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miércoles, 2 de marzo de 2011
GENERALIDADES
1. ¿CON QUÉ NOMBRE SE DESIGNA EL TRABAJO DE OFICINA, EN LAS INSTITUCIONES MODERNAS? 
 Con el nombre de “sistema nervioso”

2. ¿QUÉ OBJETO TIENE EL TRABAJO DE LA OFICINA?
  Facilitar las actividades primordiales en forma eficiente, en general, la información del archivo.

3. ¿DE QUÉ NATURALEZA SON LAS LABORES DE LA OFICINA?
Estael de información del archivo que es factor importante en el desenvolvimiento de las instituciones públicas o privadas.

4. ¿QUÉ CLASE DE MEDIDAS PUEDE TOMAR LA DIRECCIÓN, CUANDO CUENTA CON LA INFORMACIÓN NECESARIA? ENUMERE ALGUNAS.
Antes de tomar cualquier decisión es indispensables contar con la información necesaria, y es así como puede la dirección, en el momento oportuno.
*Dictar lasmedidas para incrementar la producción.
*Reducir costos.
*Estimular al personal.
*Adquirir las materias primas.
*Despachar los pedidos.
*Conservar el alto nivel las relaciones con terceras o entidades.
*Conceder los créditos
*Mejorar los servicios

5. ¿EN DÓNDE SERÁN MANEJADOS ORDENADAMENTE LOS MÚLTIPLES DOCUMENTOS QUE ELABORA UNA OFICINA?
En los archivos con la finalidad de proporcionar lainformación
6. ¿QUÉ FUNCIONES TIENE LA DOCUMENTACIÓN DE LOS ARCHIVOS?
Guardar y organizar.
Garantizar la conservación y custodia.
Facilitar la documentación y la información.
7. ¿QUÉ SIMILITUD EXISTE ENTRE EL “ARCHIVO” Y LA “MEMORIA”?
Que esto permite asegurar que el archivo es a las instituciones, lo que la memoria a la inteligencia humana.

8. ¿QUÉ ELEMENTOS REQUIERE EL ORDENADOMANEJO DE LOS DOCUMENTOS?
Prácticos, racionales o de bondad indiscutible requieren, sin excepción, la presencia de personal técnicamente preparado en distintos grados.

9. ¿QUÉ FINALIDADES PERSIGUE LA ENSEÑANZA DE LA ARCHIVONOMÍA?
Es la adquisición de los conocimientos sobre ella mismas y la uniformización de los sistemas y métodos que deben introducirse y ejecutarse en los archivos.TERMINOLOGÍA
10- 1. ¿DE QUÉ SE OCUPA LA ARCHIVONOMÍA?
Se ocupa o refiere a la administración de los archivos, que comprende la Planeación, la Organización, la Integración, la Ejecución y el Control de los mismos.
11- 2. ¿QUÉ SIGNIFICA CADA UNO DE LOS SIGUIENTES ASPECTOS QUE COMPRENDE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS?
PLANEACIÓN: Es la acción y efecto de planear, es decir, planear un plan. Implica teneruno o varios objetivos a cumplir, junto con las acciones requeridas para que estos objetivos puedan ser alcanzados. Selección de misiones y objetivos así como de las acciones para cumplirlas.

ORGANIZACIÓN: Son sistemas sociales diseñados para lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo. Establecimiento de la estructura quedesempeñan los individuos dentro de la organización.

INTEGRACIÓN: Integrar, es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de una organización social.

CONTROL: Es evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico. Es la medición y corrección del desempeño individual y organizacional demanera tal que se puedan lograr los planes.

12- 3. ¿CÓMO SE HA FORMADO EL TERMINO ARCHIVONOMÍA? Es un neologismo formado con la palabra archivo, existente entre todas las lenguas, y nomé (gr). Que significa regla, para designar correctamente esta materia y en un moderno concepto como registro de la información.
13- 4. ¿QUÉ SIGNIFICADO TIENEN LOS SIGUIENTES TÉRMINOS?
ARCHIVAR: La acción deguardar ordenadamente los documentos, de acuerdo con los procedimientos que señalan los sistemas y los métodos.

ARCHIVISTA: El que tiene a su cargo un archivo o que, como técnico en la materia, interviene o trabaja en los archivos.

ARCHIVERO: Mueble archivador seccional destinado a contener los documentos, facilitando su manejo y conservación.
DIVISIÓN DE LOS ARCHIVOS
14- 1. ¿QUÉ ES UN...