Tips auditores internos

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Tips para auditores internos

Tip # 1. Asegúrate que las no conformidades sean entendidas y acordadas con el auditado

Una vez que termines tu investigación en el área auditada, es recomendable presentarle al auditado un resumen breve, pero conciso, de los hallazgos detectados, ya que es de suma importancia que éste los entienda y confirme. De esta forma, al presentar las no conformidades enla reunión de cierre, no habrá sorpresas y el riesgo de reclamaciones o será mucho menor. En una ocasión, tuve la oportunidad de presenciar una auditoría interna donde uno de los auditados no aceptó ninguna de las no conformidades detectadas en su proceso, lo que causo una discusión bastante prolongada e innecesaria.

Tip # 2. Recuerda que el objetivo de la auditoría es determinar el grado deconformidad, no el grado de no conformidad

Los hallazgos detectados son importantes para la organización auditada, pero es aún más importante que los clientes de la auditoría conozcan el grado en que su organización es conforme con los requisitos aplicables. Asegúrate de informar el grado de conformidad durante la reunión de cierre y de registrarlo en tu informe final de auditoría. En variasocasiones, he observado que hay auditores más preocupados por detectar no conformidades que en hacer una evaluación objetiva del grado de implementación y eficacia del sistema y sólo reportan los hallazgos detectados.

Tip # 3. Haz notas detalladas acerca de tus hallazgos

Registra los números de equipo, nivel de revisión de los documentos, resultados de las mediciones de los procesos y cualquierotra información que creas relevante. Tomate el tiempo necesario para registrar notas sobre los hallazgos que detectes y observaciones que realices, ya que estas te servirán posteriormente para redactar de forma correcta las no conformidades. Recuerda que un hallazgo sin evidencia no es hallazgo. Aunque siempre es valido que regreses al área auditada a confirmar o recabar el dato que te hacefalta, es mejor tomar las notas desde la primera visita al área, así no perderás tiempo y no harás perder tiempo de más al auditado.

Tip# 4. Asegúrate de usar las versiones vigentes de los documentos

Antes de que inicies con la auditoría, inclusive antes de la planificación de ésta, asegúrate de contar con los documentos vigentes, tales como el manual de calidad de la organización, losprocedimientos, las Normas, etc., de esta forma no te llevarás sorpresas a la hora de realizar la auditoría en campo.

Tip # 5. De ser necesario, pide tiempo para registrar los hallazgos detectados

Siempre es válido solicitar al auditado tiempo durante la auditoría para registrar los hallazgos que hayas detectado hasta ese momento. El hacerlo te puede ayudar a verificar si te hace falta informaciónpara evidenciarlo y documentarlo de forma correcta. Si te esperas al final de la auditoría, corres el riesgo de ya no tener tiempo para recabar la información que te haga falta y no podrás concluir el hallazgo. Recuerda que los hallazgos deben estar bien fundamentados con evidencia objetiva.

Tip # 6. Estructura tus preguntas alrededor de cosas que el auditado entienda

No confundas al auditadocon el argot de la Norma ISO 9001 o ISO 14000, usa palabras que el auditado entienda. Es muy diferente auditar a un operador de la línea producción que auditar al Gerente de Ingeniería o al Director de la empresa. Es necesario que ubiques tu entrevista de acuerdo al nivel y puesto correspondiente.

Tip # 7. Al principio la entrevista puede ser informal y debe progresar a través de la discusión auna entrevista formal; nunca debe convertirse en un interrogatorio

Es importante que el auditado se sienta cómodo y tranquilo durante la entrevista. Recuerda que la intención de la auditoría es obtener información de valor y si el auditado está nervioso o se pone a la defensiva te será muy difícil hacerlo. He observado que en algunas ocasiones los auditores ponen nerviosos a los auditados y...
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