Toma física de inventarios

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Toma Física de Inventarios.

La toma de inventario es un proceso que consiste en verificar físicamente los bienes, a una fecha determinada, con el fin de asegurar su existencia real. Ésta, permite contrastar los resultados obtenidos con los registros contables, a fin de establecer su conformidad, investigando las diferencias que pudieran existir, y proceder a realizar los ajustesnecesarios, según sea el caso.

La toma del inventario deberá considerar, además de la comprobación de la presencia física, su estado de conservación y condiciones de utilización y de seguridad.

La toma del inventario se la debe realizar en tiempos o periodos determinados por la empresa.

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Objetivo de la Toma Física de Inventarios.
Este tipo de proceso permite establecer medidas en lasáreas de almacenamiento en donde se permita llevar un control riguroso sobre las existencias de los productos en estos almacenes para de este modo entregar la información correcta a la empresa del nivel de inventario que posee.

Establecer las instrucciones contables y administrativas que deberán seguirse para la programación y toma física del inventario de los bienes del activo fijo de la empresa yel tratamiento administrativo y contable aplicable a los sobrantes y/o faltantes.

Proporcionar a los almacenes centrales un instrumento administrativo que integre las acciones, los elementos y las técnicas necesarias para efectuar la toma física de inventarios.

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METODOLOGÍA DE UN BUEN INVENTARIO FISICO.

Las metodologías pueden ser variadas, es de este modo que la mayoría de lasempresas consideran tres fases importantes claramente bien definidas las cuales van a variar según el tipo de producto, su almacenamiento, su codificación y su control contable.

Las fases en las cuales se debe enfocar una empresa al momento de la Toma Física de Inventarios son los siguientes:

• Actividades Previas al Inventario, las cuales consisten en realizar:

➢ Definición deequipos de trabajo que participaran en la toma física de inventarios.

➢ Elaboración y comunicación de las instrucciones del inventario a los equipos de conteo.

➢ Ordenamiento previo del inventario para proceder a realizar la toma física.

➢ Identificación del inventario obsoleto, dañado o de rotación.

➢ Codificación del inventario por ubicación.• Ejecución del Inventario, son los pasos que las empresas establecen para su toma física de inventarios en donde se realizan los conteos que las mismas crean convenientes.

• Verificación del Conteo Físico, donde se constara la toma física de inventarios y se establecerá:

➢ Comparación con la toma en el periodo anterior.

➢ Comparación entre el conteo físico y elsistema.

➢ Ajustes autorizados por la empresa.

Pasos para la Realización del Inventario.
Para la realización del Inventario, deberá disponerse de un plan de acción específico, condiciones de trabajo adecuado e información base para verificar su existencia y condición. Para ello se requiere:
• Establecer un cronograma de trabajo en el cual se especifiquen las fechas y horarios enlos cuales se hará el conteo físico por áreas y el personal (propio y/o contratado) a cargo del mismo.
• Suspender temporalmente la movilización interna de equipos. Las excepciones deben ser tratadas de manera especial.
• Generar reporte con la información registrada en el sistema de activos fijos mediante el cual se identifiquen todos los activos fijos y estructurar un formato con lasiguiente información:
1. Información según Sistema de Activos Fijos
1. Descripción Activo
1. Nombre
2. Tipo
3. Sub -Tipo
4. Marca
5. Modelo
6. Serial
2. Ubicación (Organización, Área Geográfica)
3. Custodio
4. Cuenta contable bajo la cual está registrado cada Renglón
5. Cantidad
6. Valor en libros
2. Conteo físico
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