Y donde esta la franja amarilla

EL PROFESIONAL DE LA INFORMACIÓN. Revista Internacional científica y profesional
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ISSN 1386-6710
Enlace: http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_sistema_de_gestin_documental.html

Mayo 1993
Qué es un sistema de gestión documental

Por Lluís Codina
Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases dedatos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativos .
La industria informática, por motivos de marketing o, simplemente, por mal conocimiento delsector, ofrece como documentales soluciones que sirven perfectamente para gestionar documentos administrativos, pero no para gestionar documentación científico-técnica.
Por otro lado, en los departamentos de informática de las empresas, es frecuente que el personal informático desconozca el hecho de que existen programas especialmente diseñados para ese tipo de documentos y, normalmente, tienden aimponer aquellas soluciones que conocen bien, pero que no proporcionan a los documentalistas las herramientas adecuadas para su trabajo.
Sin embargo, tanto los profesionales de la información como la industria deberían estar interesados en no confundir estos dos tipos de sistemas, porque lo contrario conduce a los profesionales a errores de implantación; y a la industria, a errores de marketing.Por ello, en el momento de considerar la adquisición de un sistema documental, es importante disponer de criterios que ayuden, bien a adoptar las decisiones de compra más correctas, bien a disponer de argumentos de negociación con el departamento de informática.
Este artículo se ha estructurado en tres partes: en la primera se discute el problema de la designación y la diferencia entre las dosclases principales de sistemas que actualmente la industria de la información denomina "documentales", aunque solo una de ellas sea documental en el sentido que le damos los documentalistas. En la segunda parte se detallan las características técnicas más importantes de estos sistemas documentales, explicando el modelo clásico. En la tercera parte, se describen algunas variaciones sobre estemodelo clásico.
1. Bases de datos y ambigüedad del adjetivo documental
En los países de habla latina los documentalistas arrastramos una tradicional insatisfacción por la problemática denominación de nuestro campo de actividades ("¿documentación?... ¿y que es eso?"). Es una denominación poco intuitiva, como demuestra el hecho de que, incluso las personas cultas, salvo que trabajen en temas dedocumentación, ignoran qué es la documentación. No sucede lo mismo con otras profesiones, cuya denominación, por alguna razón, ya da una idea sobre cual es su campo de actividad, incluso a los profanos.
Esta ambigua denominación induce también una constante confusión en el terreno de los sistemas de información, incluso entre profesionales, porque documental , aplicado a bases de datos, puedereferirse a tecnologías de la información que, a veces, se aplican a gestionar documentos administrativos; o puede referirse a tecnologías especializadas en el almacenamiento y recuperación de información documental científico-técnica .
Desde el punto de vista estricto del idioma, es indudable que ambas tecnologías pueden adoptar con todo derecho el adjetivo documental , pero solo una de ellas esdocumental en el sentido que le otorga la Documentación, como disciplina científica, como sector de la economía -el sector de la información registrada- o como actividad profesional -aquella que desarrollan documentalistas y bibliotecarios-.
Así pues, para entendernos, en el resto de este informe hablaremos de sistemas administrativos a secas cuando nos refiramos a sistemas de documentación...