Administración Documental

TALLER 4

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

CURSO VIRTUAL SENA

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

ABRIL 2011

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Se entiende como ciclo vital de de los documentos a las distintas fases que cumple a lo largo de su vida útil, desde su creación hasta su eliminación o selección para su custodia permanente. Estas etapas se pueden considerar de la siguiente manera;elaboración, trámite, vigencia, utilización, destino final. (Ver figura)

La empresa en la cual prestamos el servicio de outsourcing en administración documental se llama es una entidad privada dedicada al transporte de energía. En ella se derivar muchos tipos documentales a continuación muestro ejemplo de uno de ellos.

Eje. Acta Comité de Bajas: es un documento que relaciona el desarrollo unareunión, en este caso seria la solicitud para dar de baja a elementos o equipos de trabajo que ya cumplieron un ciclo o que son obsoletos para la institución, además se determina la disposición final de dichos elementos.

CADA UNA DE LAS ETAPAS QUE CUMPLE _ CADA UNO DE LOS MOMENTOS

Primera Etapa: En esta etapa o edad nace el documento el cual debe basarse una Normatización y unaNormalización, para cumplir completo su trámite.

La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

- Momento Planeación: En esta etapa se crea lanecesidad de la elaboración del documento, fundamentándose de unos conceptos técnicos que se realizan luego una investigación hecha con anterioridad (estos conceptos son elaborados por los Ingenieros de Mantenimiento); en este caso a los elementos o equipos a dar de baja.

- Momento Elaboración: este se da en el momento en que el comité conformado por Gerencia Transporte de Energía, GerenciaFinanzas Corporativas, Gerencia Administrativa, y Secretaria General se reúnen para hacer el estudio de casos de solicitudes de bajas. Se elabora el documento para el cumplimiento de sus funciones, y eligen los medios de elaboración, registro, impresión, y el tipo soporte que requiere (papel, medio magnético, otros). Basándose en el marco normativo del proceso, a continuación menciono algunos:Ley 43 de 1913. Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

Código de Procedimiento Penal

Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público.
Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.

Decreto 2150 de 1995

Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos.

- Momento de Tramite: una vez elaborado eldocumento y facultado con sus respectivas firmas; este es remitido al área de la Dirección Logística quien le anexa más información documentada (Memorandos, Conceptos Técnicos). Y que a su vez se encargara de evaluar y desarrollar los temas tratados y relacionados en dicha Acta para que esta pueda cumplir su función administrativa.

FUNCIONES ARCHIVISTICAS

Para cumplir con la gestión dedicho documento desde su elaboración hasta su disposición final, los procesos y procedimientos necesarios que puedan proteger la integridad del documento y facilitar su organización, disposición y recuperación son:

Una vez que el documento es editado debe cumplir con las siguientes funciones.

Organización: elaborada el Acta facultada con sus respectivas firmas, respaldada con sucorrespondiente anexo y cumplido su gestión con el almacén, y luego de ser clasificada es ordenada en forma consecutiva.

Conservación: el Acta es dispuesta en su unidad de conservación con los documentos soportes (carpeta), rotulada en borrador para su fácil identificación,

Transferencia: Secretaria General transfiere el Acta al archivo, al ser recibida se verifica que la información este completa....