Administración

Naturaleza y Propósito de la Planificación
EL PROPÓSITO DE LA PLANIFICACIÓN
Al diseñar un ambiente para el desempeño efectivo de las personas que trabajan juntas en grupos, la tarea fundamental de un gerente es ver que todos comprendan los propósitos y objetivos del grupo y sus métodos para lograrlos. Para que el esfuerzo de grupo sea efectivo, las personas tienen que conocer lo que se esperaque ellas cumplan. Ésta es la función de planeación. Es la más básica de todas las funciones administrativas. La planeación comprende seleccionar misiones y objetivos y las acciones para alcanzarlos; se requiere tomar decisiones, es decir, seleccionar entre cursos de acción futuros alternativos. Por lo tanto, los planes proporcionan un enfoque racional a los objetivos preseleccionados. En laplaneación también está implícita la innovación administrativa.
La planeación es un proceso intelectualmente exigente; se requiere determinar, en forma consciente, cursos de acción y basar las decisiones en el propósito, el conocimiento y estimaciones consideradas.
La planeación y el control son indispensables. Cualquier intento de ejercer control sin planes no tiene significado, puesto que noexiste forma alguna en que las personas puedan saber si están dirigiéndose hacia donde quieren ir (el resultado de la tarea del control), a menos que primero conozcan dónde quieren ir (parte de la tarea de la planeación). Por consiguiente, los planes proporcionan los estándares de control.
Los planes son variados; se clasifica como:
1. Propósitos o misiones.
2. Objetivos.
3. Estrategias.4. Políticas.
5. Procedimientos.
6. Reglas.
7. Programas, y
8. Presupuestos.
Características de la Planificación
Establecer objetivos
El segundo paso es establecer objetivos para toda la empresa y después para cada unidad de trabajo subordinada. Esto se debe hacer tanto para el largo plazo como para el corto plazo. Los objetivos especifican los resultados esperados yseñalan lo que se tiene que hacer en definitiva, a qué habrá de darse prioridad y qué tendrá que lograrse mediante la red de estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas.
Los objetivos forman una jerarquía. Los objetivos de los departamentos menos importantes serán más exactos si los gerentes de subdivisión comprenden los objetivos globales de la empresa y las metasderivadas. Los gerentes también deben tener la oportunidad de aportar sus ideas para fijar sus propias metas y las de la empresa.
Desarrollo de premisas
Un tercer paso lógico en la planeación es establecer, difundir y obtener consenso para utilizar premisas de planeación críticas, tales como pronósticos, políticas básicas aplicables y planes existentes de la compañía. Son suposiciones sobre el medioambiente en el cual se llevará a cabo el plan. Es importante que todos los gerentes participantes en la planeación estén de acuerdo sobre las premisas. De hecho, el principio básico de las premisas de planeación es éste: cuanto más comprendan las personas encargadas de la planeación y estén más de acuerdo en utilizar premisas de planeación consistentes, será más coordinada la planeación de laempresa.
Los gerentes tienen varias fuentes de las que obtienen información al preparar un pronóstico para su empresa.
Debido a que el futuro es tan complejo, las premisas están limitadas a suposiciones que son críticas estratégicas, para un plan, es decir, aquellas que influyen más sobre su operación.
Determinación de cursos alternativos
El cuarto paso en la planeación, es buscar y examinarcursos alternativos de acción, en especial aquellos que no se manifiestan claramente. Pocas veces existe un plan para el que no se tienen alternativas razonables y con bastante frecuencia una alternativa que no es obvia resulta ser la mejor.
El problema más común no es encontrar las alternativas, sino reducir su número para poder analizar las más prometedoras. Incluso, con técnicas matemáticas y...