Administracion Documental

ADMINISTRACION DOCUMENTAL
Cuando hablamos de Administración Documental entendemos que es un conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en unaorganización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinando el tiempo que los documentos deben guardarse, y asi eliminar los que ya no sirve y asegurar la conservación indefinidade los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiverosy bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde losaudiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas decodificación y clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando lossistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque los informáticos benefician sustancialmente la gestión documental, aun los profesionales en sistemas de información son losexpertos en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de soporte papel o electrónico.
En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde elsimple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o enformato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros,...