Administracion documental

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ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Elaborado por: ALEXANDRA BRAVO








[pic]15 MARZO DE 2012
1.
CONCEPTO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL
La Administración Documental enseña eltratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamientoy organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.
Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojaso expedientes, donde se encuentra plasmada la información de un acto o hecho realizado por personas de las diferentes dependencias en desarrollo de sus funciones en una empresa privada o pública.2.1
OBJETIVOS QUE DEBE SEGUIR LA ADMINSTRACION DOCUMENTAL
El objetivo principal de la Administración Documental es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacio,sin embargo no dejaremos de lado los siguientes:
-Conservar la memoria corporativa.
-Establecer procedimientos para el trámite de los documentos
-Archivar los documentos
- Contribuir a la toma dedecisiones.
-Los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para decisiones futuras.
-Incrementar la eficiencia organizacional
Apoyar los procesos legales: Los elementosalmacenados y ordenados según diferentes aspectos (fecha de creación, fecha de almacenamiento, autor, tipo de documento, etc.) son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación2.2
ENSAYO DE LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL.
Los documentos “hoja de papel”, son el soporte de toda clase de información; sin embargo no son el único soporte, tambiéntenemos otros tradicionales, como de avanzada tecnología, entre los cuales están: los Audiovisuales, fílmicos, Casete, Memorias USB, Disco Duro, Fotografías, cuyo objetivo es registrar o dar fe de un...