Administracion Documental
1. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.
2. Proporcionar información cierta yrápida de los documentos que se requieren.
3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
4. Garantizar en forma permanente la conservación, organización y accesofácil de los documentos archivados.
5. Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos.
6. Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se manejan.
7. Conservarla memoria corporativa. De esta manera, las empresas pueden seguir un proceso productivo seguro, sin apartarse de los objetivos establecidos desde el principio de la organización.
8. Apoyar a lasinvestigaciones y procesos legales. Los elementos almacenados y ordenados según diferentes aspectos (fecha de creación, fecha de almacenamiento, autor, tipo de documento, etc.) son herramientasbásicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.
9. Contribuir a la toma de decisiones. Los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para decisiones futuras.10. Incrementar la eficiencia organizacional. La información debidamente almacenada ofrece una ganancia en tiempo de búsqueda que se traduce en una optimización del proceso de trabajo.
2. ENSAYOADMINISTRACION DOCUMENTAL
Algunos años atrás la información se llevaba en papel, pues siempre ha sido requerida, sin embargo, se presentaban perdidas y fue haciéndose cada vez menos práctica ydifícil de entender.
Durante siglos la gestión documental en las organizaciones fue dominio exclusivo de administradores, archivadores y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran loslibros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel los ficheros o kardex.
Las empresas consideraron los archivos como el depósito de...
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