Administracion documental

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  • Publicado : 10 de septiembre de 2012
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Ensayo
Una definición de gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación deinformación desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicandoprincipios de racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales ycomerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez máscompleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.
Para una empresa el uso de la administración documental es un avance. Desde los orígenes de la administración hasta las ultimasdécadas el espacio ocupado por material físico es inmenso, en algunas empresas se han llegado a usar bodegas en donde se pierde especio vital de la empresa en un lugar que solo se usa para almacenardocumentos.
El objetivo de este tipo de administración es reducir esta cantidad de espacio y facilitar los sistemas de búsquedas de una manera práctica y útil de una manera progresista avanzando al mismotiempo que avanza la tecnología. La administración documental es un sistema de organización computarizada y actualizada además cuenta con un sistema de búsqueda mas rápido y eficiente que lostradicionales.
A pesar de todas estas ventajas este sistema se debilita en el heco de que puede ser manipulado por el funcionario y muchas veces alterado por este mismo en busca de beneficios propios, muchoscasos se han visto por ello muchas empresas cambian la seguridad y esta también a ido avanzando pero aun así la alteración y robo de estos documentos se presenta muy a menudo.
La administración y...
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