Administracion documental

ADMINISTRACION DOCUMENTAL
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

1. Ensayo
La administración documental la podemos definir como el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas paraadministrar el flujo de documentos de todo tipo en una entidad, empresa u organización la cual permite la recuperación y disponibilidad de todo tipo de información, también determina el tiempo que losdocumentos deben guardarse y elimina los que ya no sirven y asegura la conservación indefinida de los documentos más valiosos.
Esta actividad es casi tan antigua como la escritura, que nació debido ala necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillasde arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.
Durante siglos, la gestión documental enlas organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas yestanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y unalarga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesariosdebido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa.
El uso del computador en la administración documental se iniciaen la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América , que en los años 60 del siglo XX crean programas de bases de...