Administracion documental

NOMBRE: Johana Echeverría Ochoa cc.1143431468
FECHA: 15 de septiembre de 2012
ACTIVIDAD: 1.Generalidades de la administración
TEMA: Administración documental
SOLUCION 2.1
Para poder dar a conocer los objetivos de la administración documental primero hablemos de unas de las principales funciones que esta maneja para poder cumplir con la finalidad de ser un sistema de apoyo en la organización;estas son:
• Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.
• Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que se requieren.
• Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan
• Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados• Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos
• Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se manejan.
• Tiene a su cargo la recepción externa, la numeración, la regulación del trámite interno, despacho interno y archivo de los documentos ya sea recibidos o emitidos por el organismo.
Según lo anterior se puede afirmar que la esencia de laadministración documental son los documentos.
Y que todo documento comprende un CONTEXTO, un CONTENIDO y una ESTRUCTURA suficientes para proporcionar evidencia de una actividad. De aquí se deriva una de las funciones más importantes de un sistema de administración documental, que consiste en mantener testimonio de las actividades e informaciones de valor para la empresa, ya sea por su valor, jurídico, oprobatorio, de reutilización, de memoria histórica, o para el incremento del conocimiento colectivo.
De aquí podremos concluir que los objetivos calves de la administración documental serian:
• Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos
dentro de cualquier institución pública o privada.
• Buscar la racionalización y control de la producción documental,basándose
en los procedimientos archivísticos, con el fin de evitar la producción de
documentos innecesarios o que documentos que no lo ameriten sean
conservados por más tiempo del necesario o el reglamentario.
• Hacer una reglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de
calidad que se empleen, todo en busca de la preservación del medio
ambiente.• Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida,
efectiva y exacta.


SOLUCION 2.2
PAPEL DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN UNA ENTIDAD
ENSAYO

Como bien sabemos la administración documental es un sistema de apoyo que le permite a la empresa u organización establecer políticas, la definición de normas y tomar decisiones que facilitan la gestiónorganizacional.

Entonces podemos decir que el sistema trata de controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la información de toda clase, para cumplir a cabalidad con el objetivo de servir la información de manera precisa, ágil y oportuna a aquellos que la requieran. Pero, ¿Qué tan importante es el papel que juega la administración documental en una organización?; para contestar esta preguntaera necesario primero definir su concepto, para luego encaminarnos hacia la respuesta de esta pregunta.

Si bien sabemos que la administración documental es un sistema debemos saber que la base de esté es el flujo de información documental física o virtual que produce una organización, ya que sin esta no habría sistema.

Este sistema es casi tan antiguo como la escritura; nació debido a lanecesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.

Con esta breve reseña podemos darnos cuenta...