administracion documental

Este término puede ser un tanto desconocido para muchos, así que antes de entrar de lleno a discutir sobrela importancia de la gestión documental al interior de las empresas, es necesario definirla y establecer algunos conceptos básicos relativos a ella. 

La gestión documental puede ser definida como el conjunto de prácticas y procedimientos mediante los cuales los documentos de un individuou organización son administrados. 


Esta disciplina contempla en su totalidad el flujo documental de la organización en cuestión y su fin primordial se resume en dos objetivos:

1. permitir que la información registrada en archivos y documentos sea accesible eficientemente
2. que la información permanezca almacenada de forma segura y sea conservada de manera intacta por el período de tiempoque sea necesario

Podría decirse que la gestión documental es casi tan antigua como la escritura misma ya que se convierte en una herramienta que resuelve algunos problemas inherentes a la producción de documentos, tales como el incremento en volumen de material documental y la susceptibilidad del medio en el que se almacene la información (piedra, papiro, papel, medios digitales, etc.).Dichos problemas han hecho de la gestión documental a lo largo de la historia un proceso indispensable para cualquier entorno organizacional con un flujo considerable de documentos.

El enorme valor que tiene la información comercial de una empresa hace que sea necesaria una estrategia de gestión de documentos que se adecúe al tipo y al tamaño del negocio y que además sea confiable, eficiente yque desde luego tenga un costo razonable. 

Por supuesto es posible planear e implementar dicha estrategia internamente, sin embargo es importante tener en cuenta que hay herramientas y empresas dedicadas específicamente a la gestión documental que tienen la experiencia y la infraestructura adecuadas para llevar a cabo una labor de este tipo permitiendo que se minimicen los riesgos asociados a lamanipulación y almacenamiento de los documentos y los costes relacionados con este proceso.
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Si decides contratar externamente un servicio de gestión documental asegúrate que la empresa que te ofrecerá este servicio tenga la experiencia y la tecnología necesarias para acceder eficazmente a tus archivos activos, y que así mismo te ofrezca la posibilidad de realizar tareas esenciales de gestiónde documentos tales como:

clasificación
reubicación
expurgación
destrucción
Asegúrate también que la estrategia que dicha empresa te ofrezca para manejar su archivo documental se identifique con las necesidades particulares de tu negocio y te garantice que tus datos y la forma en que estos se manejan le proporcionen valor a la información de tu empresa.
Contar con un buen sistema deadministración de documentos que permita almacenar y recuperar la información, es vital para la supervivencia de cualquier organización, sin importar su tamaño. Los documentos son un recurso y un activo organizacional. Como recurso, proveen información, y como activo, proveen documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento enuna forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la organización o fuera de ésta.
Destaco algunas de las conclusiones a las que arribaron los panelistas de la Jornadas sobre Gestión Documental, organizadas tiempo atrás por Indra, Vignette y Sun Microsystems:
El reto de la gestión documental es buscar soluciones “funcionales y tecnológicas que garanticen su fiabilidad e integridad, a la vezque un acceso seguro”.
Un factor clave para el éxito es la implementación “de arriba a abajo” o en sentido descendente de la gestión documental. Es decir, hay que evitar que el desarrollo de la gestión documental esté conducida por tecnologías o fabricantes concretos, insistiendo en la importancia de que el sistema documental esté perfectamente integrado con otros sistemas de información...