Administración documental

NOMBRE: Jesús Enrique Petro Palma
FECHA: 9 de Marzo de 2011
ACTIVIDAD: 1
TEMA: Generalidades de la Administración Documental
1. Consulta en otras fuentes bibliográficas (Internet, libros, documentos del área) y amplía el concepto de Administración Documental.
Teniendo en cuenta la importancia que tienen los documentos dentro del desarrollo social, económico, histórico y cultural decualquier organización y de la misma sociedad, se hace necesario crear metodologías y técnicas que garanticen un manejo racional de la información como fuentes de conocimientos, que a su vez nos permita garantizar la conservación de estos y convertirlos en herramientas eficaces que nos ayuden a alcanzar el éxito en la ejecución de las actividades propias de cada entidad.
La administración Documental seconsidera un proceso Archivístico sistemático encaminado al eficiente, efectivo y racional manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad a lo largo de su vida institucional, desde su origen hasta su destino final, todo esto con el objeto de facilitar su producción, tramite, clasificación, ordenación, descripción, utilización y conservación si es el caso de sudisposición final. La Administración Documental está destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, tramite, selección y disposición final de los documentos, con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos evitando la acumulación indiscriminada de documentos que obstruyen el uso adecuado de la información, obstaculizando muchas veces el proceso deconsulta y en vez de ofrecer soluciones el archivo se convierte en la pesadilla de los funcionarios, por lo que conlleva a que se presenten costos adicionales en cuanto al recurso humano, eso sin dejar de lado los inconvenientes legales que puede general la mala administración de la información.

2. A partir de la consulta:

* Establece los objetivos que debe perseguir la AdministraciónDocumental.
* Personalmente considero que el principal objetivo de la Administración Documental es garantizar la conservación de ese recurso invaluable que es la información, esto en una forma adecuada que permita tener a mano en términos de oportunidad y certeza todo este valioso recurso como fuente de poder en apoyo a la toma de decisiones trascendentales en las buenas practicasadministrativas.
* La Administración Documental debe establecer criterios claros y documentados sobre la elaboración, recepción, trámite, organización, conservación y disposición final de los documentos.
* Debe lograr que los archivos sean una herramienta eficaz que soporte los procesos administrativos, sirviendo de apoyo a la toma de decisiones en forma oportuna y confiable.
* Debe garantizar laconservación de la memoria institucional de las empresas contribuyendo a que prevalezca en el tiempo la identidad cultural de los pueblos.

* Elabora un ensayo máximo 2 páginas, sobre el papel del Administrador Documental en la entidad donde laboras. En el espacio “Documentos de apoyo” encontraras las pautas para la elaboración de un ensayo.

EL PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL EN LAEMPRESA.

Qué Importancia tiene la existencia de un Administrador Documental en una empresa, que funciones puede desarrollar y como puede ayudar a mejorar la gestión administrativa, técnica y operativa, son preguntas que sin duda se hace un empresario antes de decidir qué tan conveniente resulta para su negocio contar con los servicios de un Administrador Documental.

El papel del AdministradorDocumental es de vital importancia en la gestión archivística ya que se requiere del esfuerzo incondicional de este para garantizar el correcto manejo que deben tener los documentos en las empresas y como fuentes de información para la ciencia, la historia y la cultura de los pueblos, es claro que el conocimiento ofrece a quien lo posee un arma poderosa por medio de la cual lograr objetivos...