Archivistica

ORDENAR
Artículo 82 - La ordenación es la asignación de números o letras que se da a los
documentos, así como su colocación en el espacio físico correspondiente.

DESCRIBIR
Artículo 84 - Se entenderá por descripción documental el proceso que realiza el
archivista para elaborar los instrumentos que facilitarán el conocimiento, el control
y el acceso a los fondos documentales.
Artículo 85 -En todo archivo se elaborará un programa descriptivo, de acuerdo
con la clase de archivo, su fondo documental y el servicio que presta.
Artículo 86 - El programa descriptivo en los Archivos de Gestión, dará prioridad a
los registros de entrada y salida de documentos, a las listas de remisión y a las
tablas de plazos de conservación. En los Archivos Centrales a los inventarios y
listas deremisión, y en los Históricos o Finales a las guías e inventarios.

SELECCIONAR
Artículo 87 - Seleccionar es el método mediante el cual se analiza el valor de los
documentos en sus diferentes etapas, y se determina su eliminación o su
conservación.
Artículo 88 - Todas las actividades relativas a la selección documental se definirán
en el capítulo V: "De la Comisión Nacional de Selección yEliminación de
Documentos" del presente reglamento.

CONSERVAR
Artículo 66 - Conservar es la función cuyo objeto específico es evitar, detener y
reparar el deterioro y los daños sufridos por los documentos, incluyendo la
aplicación de métodos y técnicas de preservación y restauración.
Artículo 67 - Los Archivos de Gestión y los Centrales están obligados a conservar
adecuadamente sus documentoscon los medios a su alcance, y con la asesoría y
adiestramiento de la Dirección General del Archivo Nacional.
Artículo 68 - Los Archivos del Sistema, al realizar labores de conservación de
documentos, lo harán de acuerdo con las últimas técnicas en esa especialidad y
con las siguientes directrices:
a) A la Dirección General del Archivo Nacional le corresponde asesorar y adiestrar
en materiade conservación a todos los Archivos del Sistema.
b) Deberán tomar en cuenta para la conservación de sus documentos, factores
físicos, químicos y biológicos que provocan el deterioro del documento de
cualquier soporte, tales como humedad, temperatura, luz, contaminación

atmosférica, insectos, roedores, fuego e inundaciones, entre otros. Para tal fin
contarán como mínimo con: localesadecuados, estantería metálica, cajas libres
de ácido para guardar los documentos, equipo contra incendios, protección contra
inundaciones y deberán tener el cuidado necesario en el manejo de los
documentos.
Artículo 69 - Los Archivos de Gestión deberán contar con los materiales, equipo y
mobiliario que permitan una buena conservación de los documentos.
Artículo 70 - La preservación es el conjuntode medidas necesarias para mantener
la integridad de los documentos y su contenido informativo.
Artículo 71 - La Dirección General del Archivo Nacional y los Archivos Centrales
del Sistema deberán observar las siguientes medidas de preservación y control de
los documentos y sus locales:
a) Solo tendrán acceso a los depósitos los funcionarios del archivo, o aquellas
personas que cuenten conprevia autorización.
b) Será prohibido fumar dentro de los depósitos y en todos los lugares donde se
mantenga documentación.
c) Preferiblemente los documentos serán guardados en cajas libres de ácido.
d) La estantería, cajas y los documentos deberán someterse a limpieza periódica.
e) Se utilizarán en los depósitos niveles bajos de luz artificial.
f) Los niveles de luz natural deben ser bajose indirectos en las áreas de depósito.
g) Los niveles de humedad relativa deben encontrarse en lo posible entre un 45%
y un 55%.
h) La temperatura en los depósitos deberá fluctuar en lo posible entre los 18ºC y
22ºC.
i) Las paredes, suelos y cielo raso serán preferi-blemente de material no flamable.
j) Existirán las alarmas de incendios e interruptores del fluido eléctrico y los
equipos...