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NOMBRE: MARIA ANGELICA VESGA IBARRA
FECHA: JUNIO 13 DE 2011
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
TEMA: CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
OFICIO DE SOLICITUD DE DESEMBOLSO DE SUBSIDIO DE VIVIENDA
1. MOMENTODE GESTION : PRE-Archivo que consta de 3 etapas :
PLANEACION: La información contenida cumple con todos los requisitos para empezar el diligenciamiento de desembolso de subsidio de vivienda,documento original, escrito y de origen publico
ELABORACION: Se tienen en cuenta las aplicaciones de la norma y formalización establecidas para la elaboración de documentos
TRAMITACION: Elusuario se presenta con la solicitud de desembolso al
Instituto de vivienda de interés social y radica el oficio, allí se lleva al sistema y se
Emplanilla , sereparte a la dependencia de jurídica para ser estudiado y revisado
Y luego enviado a tesorería es en este momento donde se inicia la vigencia del
DocumentoFUNCIONES ARCHIVISTICAS.
PRESERVACION: Desde el momento en que es recibido el documento u oficio se debe
Prevenir cualquier clase de deterioro parapreservar la duración en el tiempo estipulado
En las tablas de retención
ACOPIO: Es el momento en el cual el documento ya con los sellos de recibido es enviadoA la dependencia de jurídica, luego a tesorería donde se archiva finalmente
ORGANIZACIÓN: Se clasifica según el proyecto de vivienda a la cual se postulo y seOrdenan por orden cronológico
CONSERVACION: A medida que van llegando oficios o documentos relacionados con
Desembolsos de subsidios de vivienda estosson clasificados de acuerdo al proyecto al
Cual fue asignado dicho subsidio, se van almacenando en carpetas por orden cronológico
Para así facilitar su consulta...