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GUIA PARA EL ANALISIS Y SELECCIÓN, CATALOGACIÓN, CLASIFICACIÓN E INTEGRACIÓN EN EL ACERVO HISTORICO

ACCIONES A DESARROLLAR

 LA ACTIVIDAD DE DESARROLLARA EN EL ORDEN DEL NUMERO DE CAJA Y CADA PERSONA REALIZARA UNA CAJA DESDE EL ANALISIS, CLASIFICACION, EXPEDIENTEACION, CARATULA, MARBETE O CEJA, Y GUARDA DEL EXPEDIENTE EN SU GAVETA CORRESPONDIENTE.

• EN LOS EXPEDIENTES QUE EXISTAN EN ELACERVO, SE REVISARA Y SI COINCIDE EL TEMA DE LA DOCUMENTACION SE RESCATARA Y SE INTEGRARA EN CONJUNTO PROCEDIENDO A LA APERTURA DE UN EXPEDIENTE NUEVO. PARA EFECTOS EN EL CASO DE INTEGRAR DOCUMENTACION AL EXPEDIENTE EXISTENTE UNICAMENTE SE ACTUALIZARA LA CARATULA DE FORMA TEMPORAL (ANOTANDO LA MODIFICACION EN LA CARATULA A MANO), REGISTRANDO EL INCREMENTO DE LOS DATOS EN EL FORMATO DE CAPTURA YACTUALIZACION EN BASE DE DATOS.
• EN LOS CASOS DE NO EXISTIR ANTECEDENTES O EXPEDIENTE ALGUNO, SE PROCEDE A LA ELABORACION DE APERTURA DE EXPEDIENTE EL CUAL LLEVA CLASIFICACION, CARATULA, MARBETE O CEJA Y DEBIDAMENTE CRONOLIZADA LA DOCUMENTACION.

• EN LOS CASOS DE LOS EXPEDIENTE QUE SE ARCHIVEN POR TEMAS O TIPO, SE LE ASIGNARA EL NUMERO DE EXPEDIENTE QUE APAREZCA EN LA BASE DE DATOS Y SE LEAGREGARA EL AÑO PARACREAR UN NUEVO EXPEDIENTE, ENTRE EL NUMERO Y EL AÑO SE COLOCARA UN PUNTO DECIMAL, DE ESTA FORMA LA COLECCIÓN QUEDARA ARCHIVADA DE FORMA SECUENCIAL COMO SON:

 ACUERDOS
 CIRCULARES
 ACTAS DE ENTREGA-RECEPCION
 PAGO DE PREMIOS
 LISTAS DE PREMIOS
 DONATIVOS
 MANUALES
 PUBLICIDAD EN PERIODICOS
 ACTAS JUNTA DIRECTIVA
 COMITES

EJEMPLO:

H-123.1933
H-123.1945• LA CAPTURA EN BASE DE DATOS LA REALIZARA FRANCISCO.

 PARA EFECTOS DE UBICAR LOS TEMAS A SELECCIONAR E IDENTIFICAR SI EXISTE EXPEDIENTE SE LES PROPORCIONARA LA BASE DE EXPEDIENTES DE “HISTORICO”

 EN CASO DE DETECTAR EL TEMA EN LA BASE DE DATOS “HISTORICO”, SE PROCEDE A LA APERTURA DE EXPEDIENTE NUEVO, EL NUMERO DE ASIGNACION SE ENCUENTRA EN EL PIZARRON, EN EL CUAL COLOCARAN SU NOMBREPOR CADA NUMERO QUE REQUIERAN.

EJEMPLO

H-2000—FRANCISCO

 EL NOMBRE DEL EXPEDIENTE DEBE SER LOS MAS ESPECIFICO POSIBLE

 LA CAPTURA EN BASE DE DATOS NO SE UTILIZARAN ABREVIATURAS, NI SIGLAS, SOLO EN CASOS MUY ESPECIALES O POR DESCONOCIMIENTO DEL SIGNIFICADO.

 LA CRONOLIZACION DE LA DOCUMENTACION SE EFECTUA DE FORMA DESCENDENTE EN CADA EXPEDIENTE O LEGAJO, QUEDANDO DE LA FORMASIGUIENTE:

• LA FECHA MÁS RECIENTE QUEDA AL FRENTE DEL EXPEDIENTE Y LA MAS ANTIGUA HASTA EL FINAL DEL MISMO.

• EN CASO DE CONTAR CON DOCUMENTOS QUE SE INTEGREN DE VARIAS HOJAS SE RESPETARA EL ORDEN LOGICO, ES DECIR SE ARCHIVAR COMO SI FUESE UNA SOLA HOJA.

• EN EL CASO DE LOS DOCUMENTOS QUE SE PRESENTA EN LOS CASOS DE TIPO DE DOCUMENTO SE RESPETA SU ORDEN LOGICO DE IGUAL FORMA.

• LOSDOCUMENTOS CON ANEXO(S), NO SE TOMARA EN CUENTA LA FECHA DE SUS ANEXOS

• LOS EXPEDIENTES O LEGAJOS TENDRAN COMO MAXICO UN GROSOR DE 3 CM Y SOLO ENCASOS ESPECIALES POR EL CONTENIDO SE HARA USO HASTA UN MAXIMO DE 5CM.

• EN LA PARTE POSTERIOR DEL FOLDER, DONDE SE NOTA EL BROCHE BACO SE LE CUBRIRA CON CINTA TRANSPARENTE DE 5 CM. DE ANCHO.

 TODO LA DOCUMENTACION SOBRANTE SE DEBE IR AGRUPANDO ENCAJAS PARA SU DONACION A LA CONALITEG. (PREVIA REVISION DE FRANCISCO)

 EFECTUAR UNA LECTURA DE LA BASE DE DATOS DEL ARCHIVO HISTORICO Y DE LA RELACION GENERICA.
 IDENTIFICAR SI EL ANALISIS ES POR CONTENIDO O TEMA DEL DOCUMENTO O POR TIPO DE DOCUMENTO,
EJEMPLO:

TIPO DOCUMENTO
• CIRCULAR
• ACUERDO
• ACTA DEL CONSEJO O JUNTA DIRECTIVA
• MANUAL DE ORGANIZACIÓN, PROCEDIMIENTO O POLITICAS
•INSTRUCTIVO
• REGLAMENTO
• COMITÉS
• CONVENCION, CONGRESO, REUNION ASAMBLEA, ETC
• ACTA DE ENTREGA-RECEPCION
• DIRECTORIO
• BALANCES
• PRESUPUESTOS

POR CONTENIDO O TEMATICO
• EN ESTOS CASOS SE REALIZA LA LECTURA DEL DOCUMENTO, IDENTIFICANDO EL TEMA DEL MISMO.

 LO IDEAL ES CONTAR CON DOCUMENTO ORIGINALES Y FIRMAS AUTOGRAFA, EN CASO DE NO CONTAR CON ESTE DOCUMENTO, LA SELECCIÓN SE...
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