Archivística

GUIA PARA DIGITALIZAR DOCUMENTOS
María Teresa Bermúdez Muñoz INTRODUCCION Se dice que estamos en el siglo de la información y del conocimiento y que, tanto en las empresas como en las instituciones del estado, las tecnologías de la Información y de las Telecomunicaciones deben ocupar un lugar destacado con el fin de brindar servicios eficientes y eficaces. Y dónde se encuentra la información enlas instituciones? Pues bien, la información está en los documentos que producimos o recibimos todos los días en el ejercicio de nuestras funciones. Los documentos nos permiten, entre otras cosas, las siguientes: - Conducir los asuntos de una manera ordenada, eficaz y responsable. - Dar coherencia, continuidad y productividad a las labores de la entidad. - Mejorar los resultados de las actividadesque se realizan en la entidad. - Suministrar pruebas en caso de litigio. - Proteger los interese y derechos de los colaboradores y de los usuarios. - Proporcionar evidencia de las actividades que se realizan. Por otra parte, los directivos de las instituciones públicas dicen estar de acuerdo con el discurso teórico que concede una gran importancia a la gestión de la información pero en muchoscasos no saben cómo abordar los problemas de la información que se dan con soluciones prácticas. En una gran mayoría de casos, se quiere solucionar los problemas de información desde una perspectiva informática, esto debido a la publicidad que constantemente nos bombardea con frases como las siguientes: “cualquier día de estos su empresa podría hundirse en un mar de papeles”, “alivie losrequerimientos de bodega, digitalice sus documentos”, “prohibido el papel”, etc. Sin embargo la experiencia ha probado que confundir la herramienta con la solución del problema puede generar frustraciones como hacer grandes inversiones económicas con resultados poco efectivos, hundirnos en un mar de registros, cambiar bodegas reales por bodegas virtuales, etc. Como dice una consultora española “Todos sabemosque comprarnos el mejor martillo del mundo no equivale a poder clavar doscientos clavos en una hora y todos derechos...” Para conseguir una buena gestión de la información, ya sea manual o informatizada, se debe contar primero con una buena gestión documental. La gestión documental persigue que el trabajo con los documentos sea más fácil, de manera que una persona sabe qué documentos guardar,cuándo, cómo, y dónde, con el fin de localizarlos cuando los necesita. Concretamente una buena gestión documental permita:

- Definir cuáles documentos deben ser creados según cada actividad y cuál información deben contener. - Decidir bajo cual forma y estructura deben ser producidos los documentos. - Seleccionar cual tecnología debe utilizarse para la conservación documental. - Definir cualesmetadatos conviene establecer para cada documento y cómo se van a conservar y administrar durante la vigencia administrativa, legal e histórica. - Determinar las necesidades de recuperación, utilización y de transmisión de los documentos entre los usuarios inmediatos y los otros usuarios. - Establecer los plazos de conservación de los documentos de acuerdo con su vigencia administrativa-legal ehistórica con el fin de conservarlos el tiempo necesario y no saturar los locales de archivo. - Determinar el modo de organización de los documentos con el fin de recuperarlos eficaz y eficientemente. - Evaluar los riesgos que se pueden presentar en caso de que los documentos no estén disponibles cuando se requieran por parte de la administración y de los usuarios en general. - Asegurarla adecuadaconservación de los documentos en locales que cumplan las condiciones legales de sanidad y seguridad. ASPECTOS FUNDAMENTALES DE UN PROGRAMA DE DIGITALIZACION 2 Todo proyecto de digitalización debe contemplar tres aspectos fundamentales. - Los objetivos que se pretenden conseguir: La definición de estos objetivos dependerá de lo que cada institución pretenda realizar. Se debe establecer la relación...