Ciclo Vital Taller

Ciclo Vital de los Documentos

Tipo Documental: Oficios enviados
RIMER MOMENTO DE GESTIÓN
El cual se subdivide en las siguientes Fases:
Planeación, Elaboración, Tramitación.
F ase 1: PlaneaciónLa Planeación en relación a los oficios corresponde al carácter facilitador y de acuerdo a los siguientes caracteres

Carácter Informativo del oficio:
el oficio es el medio por el cual la entidadproduce comunicaciones de carácter oficial, independientemente de la dependencia que lo emite.
Soporte del Oficio:
El soporte de los oficios en la entidad es en papel, el cual es dirigido a losusuarios directos o indirectos que requieran ser contactados o atendidos, de acuerdo ala misión de la entidad.
Fase 2: Elaboración
La elaboración de oficios se realiza siguiendo estrictamente laNormalización existentes tales como las Ordenadas en la Constitución Nacional, las normas icontec y la Normatividad Archivística que los regula, por ser una entidad del estado .Logotipo institucionalIdentificación de la Dependencia Productora.
 
Fase 3: Tramitación
Una vez elaborado el oficio por la dependencia correspondiente en cumplimiento de sus funciones, se procede a ser tramitado, solo unavez que el oficio este firmado por el funcionario competente. El trámite del oficio continua con el procedimiento de Radicación, el cual corresponde a la numeración, o asignación de un númeroconsecutivo a los oficios dejando constancia de la fecha y hora del envío o recibo del oficio, en un rotulo de radicación. En el momento de la radicación de los oficios, se recepción el oficio original, asícomo una (1)copia, estos dos documentos se numeran y fechan, el oficio original se en ruta por correspondencia. La oficina de Archivo se queda con una copia, con el fin de ser custodiada como evidenciadel hecho o gestión, siendo este preciso momento el inicio de la Vigencia del oficio en el archivo. La segunda copia es entregada a la dependencia productora del oficio, con el fin de que sirva de...