Como organizar el archvo

Por ABHUR
ORGANIZAR EL ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS DE UNA EMPRESA
TIPOS DE ARCHIVADORES
Facturas de proveedores
Faxes recibidos y emitidos
Facturas de clientes
Correspondencia
Documentos de caja y bancos
Fiscal: impuestos
Pedidos de clientes y proveedores
Laboral: nóminas, contratos, etc.
Presupuestos de clientes y proveedores
Otros archivadores
Albaranes
Otros registros auxiliaresIntroducción:
Existe una gran diferencia sobre cómo organizan sus archivos las diferentes empresas. Algunas nunca encuentran nada, o si lo consiguen es después de un gran esfuerzo. Otras, sin embargo, localizan al instante un documento que alguien les ha solicitado aunque ese documento sea de varios años atrás. ¿Dónde está la diferencia? Está en la forma en que unos y otros han organizado elarchivo de sus documentos. Se trata, en resumen, de un problema de método. En las empresas pequeñas, lo primero es ordenar y saber dónde hay que dejar la documentación que llega a la empresa. A veces ocurre que los papeles están repartidos entre el bolsillo del empresario, la guantera del coche, el asiento de detrás, la mesilla de noche, los cajones de la mesa del gerente (o del dueño), sobre lasmesas y en un sin fin de lugares de difícil descripción. Así pues, es necesario habilitar un lugar donde depositar todos los documentos que llegan. Si la empresa no es muy grande una sencilla caja de cartón es suficiente. La idea es que no se pierda ninguno y que estén todos juntos y localizables para ser contabilizados, tramitados o archivados. Si alguien quiere llevarse algún documento, esaconsejable entregar una fotocopia. Si necesita el original, se echa dentro de la caja la fotocopia junto con una hoja dónde conste la persona, fecha y motivo por el cual se ha llevado el original. Dicha hoja debe estar firmada por la persona que se lo ha llevado. Con ello, en la práctica, se evitan muchos problemas cuando se trata de documentos importantes que no aparecen: contratos, escrituras, etc.Por ABHUR
A continuación describimos cómo debe estar organizado un archivo desde nuestro punto de vista, para que cumpla la doble misión que tiene encomendada: 1º.-Que los documentos estén bien guardados 2º.-Que cualquier persona pueda encontrarlos fácilmente y no sólo quien los ha archivado. Lo primero es necesario tener espacio para el archivo y disponer de tantos archivadores como necesite.Hace falta un archivador para cada cosa: uno para proveedores, otro para clientes, otro para faxes recibidos, etc. Por ejemplo, si tiene diez cuentas en cinco bancos, es necesario tener un archivador para cada cuenta. En este caso, tendrá diez archivadores sólo para los bancos. Únicamente si tiene muy pocos movimientos en algún banco, podrá compartir archivador con otro banco, pero siempreteniendo las cuentas perfectamente separadas. En el lomo de cada archivador tendrá escrito de qué se trata: facturas de proveedores, facturas de clientes, impuestos, nóminas, seguros sociales, etc. Al final de cada año, se retiran los documentos de estos archivadores temporales, que se quedan vacíos para iniciar el nuevo año, y se pasan a unos archivadores definitivos que se guardan aparteperfectamente rotuladas.
Facturas de proveedores:
Una vez comprobadas las facturas que le envían los proveedores con los pedidos realizados, con los albaranes y con la mercancía recibida y verificadas las operaciones matemáticas y contabilizadas, tendrá que guardarlas en el archivador de "Facturas de proveedores". Se deben guardar por orden correlativo, por el número asignado en la Contabilidad del 1 al99999999…., nunca por orden alfabético o por proveedores o en las carpetas independientes, por la dificultad a la hora de encontrarlos cuando se necesitan. La idea es que conforme van llegando las facturas, se comprueban, se contabilizan y en ese momento se les asigna un número correlativo (obligatorio por otro lado por el reglamento del IVA). Dicho número lo da (o debería darlo) el programa de...