Control de los instrumentos de descripcion.

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CONTROL DE LOS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION.

1. ¿Cuáles son los instrumentos de control más utilizados en la Gestión Documental?
El archivero tiene que ejercer una custodia responsable de los documentos con cotejos, recuentos, comprobaciones, etc. Es decir, confirmar que la documentación está en orden y no se ha extraviado
Los instrumentos de control que se utilizan una custodia responsablede los documentos y confirmación que está, este en orden y no se ha extraviado son:
• Los registros: también llamado “libros registro”, donde se anota la fecha de ingreso del documento, su clase, número, procedencia y estado de conservación. Hoy día estos libros-registro en soporte papel suelen sustituirse por aplicaciones informáticas con idéntica función
• La relación de entrega: es la base yfundamento para la formación de ese registro. Garantiza las transferencias documentales
• La relación de contenido: sirve para conocer el contenido de cada caja o carpeta, además enumera las unidades documentales
2. ¿Qué es el inventario documental, y cuál es su función?
Los inventarios documentales son relaciones de las diferentes agrupaciones o series documentales que se conservan en elarchivo, sin pormenorizar en la descripción de las piezas documentales.
Su finalidad o función se resume en los siguientes puntos:
• Facilitar la búsqueda de los documentos mediante las signaturas topográficas, contenidos, accesibilidad y fechas de todas las unidades archivísticas de instalación.
• Sirve igualmente para el gobierno interno del archivo como para uso de los investigadores.
•Testimonian la existencia o ausencia de una caja o expediente.
• Facilitan los recuentos periódicos y reglamentarios.
• Garantizan el orden de los documentos en caso de un eventual desorden.
• Facilitan la busca de un documento mediante la localización de la signatura topográfica.
3. Realice un listado de los campos que se diligencian en un inventario documental.
a) ENTIDAD REMITENTE. Debecolocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.
b) ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la entidad que produjo o produce los documentos.
c) UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
d) OFICINA PRODUCTORA. Debecolocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
e) OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado,desvinculación.
f) HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de hojas del inventario.

g) REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia ( año, mes día).

h) En NT se anotará elnúmero de la transferencia.
i) No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.
j) CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
k) NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES OASUNTOS. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
l) FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año.
m) UNIDAD...
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