Educación

DISTRIBUCION DE ESPACIOS FISICOS

CONCEPTO

La distribución de espacio se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios tanto para el personal, como para los clientes.

OBJETIVOS

El estudio de la distribución de espacio busca contribuir al incremento de la eficiencia de lasactividades que realizan las unidades que conforman una organización; así como también proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz, y al mismo tiempo permitir a los clientes de la organización obtener los servicios y productos que demandan bajo la mejores condiciones; y procurar que el arreglo delespacio facilite la circulación de las personas, la realización, supervisión flujo racional del trabajo y además, el uso adecuado del elementos materiales y de ese modo reducir tiempo y costos para llevarlos a cabo.

Planeación de la distribución del espacio.

La distribución del racional espacio, debe sistematizar las acciones que provienen de un análisis que contenga los elementos de juiciosuficientes para fijar prioridades, elegir entre alternativas y, establecer objetivos y metas para ordenar las actividades que permitan alcanzarlas con base en la correcta asignación de recursos, coordinación de esfuerzos y delegación precisa de responsabilidades.

Diagnosticar situación actual, permite conocer las necesidades de espacio y la distribución requerida para el desarrollo del trabajo,para derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo.

Se debe realizar un análisis de la organización para determinar las funciones que ésta desempeña, qué actividades realiza cada empleado, se debe usar instrumentos técnicos como los organigramas, cuadros de distribución del trabajo, estadísticas de trabajo, sociogramas, árboles de decisión, redes para el análisis lógico de problemas ytablas de decisiones.

Para obtener una planeación efectiva se debe llevar a cabo la revisión de los procedimientos, donde el arreglo del mobiliario y equipo debe apoyarse en un análisis de flujo de trabajo involucrado en la realización de las funciones pudiendo representarse en forma de flujogramas también conocidos como grafica de distribución de la oficina o grafica de trabajo en relación con laubicación del equipo, en el que se puede percibir el arreglo actual de mobiliario y equipo dentro de un área, así como el movimiento de los documentos en función de ese arreglo.

La distribución actual del espacio, estudia la distribución que debe delimitar las áreas de conflicto, lo que permite suministrar información preliminar sobre las dimensiones necesarias, los muebles y equipos utilizados,y una base para comparar la distribución actual con la nueva.

Para obtener la representación fiel de la distribución actual, es necesario contar con un plano o dibujo del espacio disponible en una escala determinada. En el plano se representa la ubicación precisa y el tamaño de elementos como paredes, ventanas, escaleras, puertas, columnas, divisiones permanentes, tuberías, contactoseléctricos, alumbrado, ductos para alambrado telefónico, líneas para redes de computadoras, etcétera.

Es necesario elaborar una lista que incluya toda la información necesaria para identificar el mobiliario y equipo ubicado en el área que se estudia, tomando en cuenta cantidad, modelo, dimensión, clase, material, antigüedad, y otras observaciones sobre cada uno de los elementos materiales por unidadorgánica y por puesto. Cada unidad física debe ser numerada durante esta etapa con el fin de utilizarlas en la distribución final.

Se debe realizar un plantilla de personal donde deberá registrarse el numero de empleados de uno y otro sexo, por unidad orgánica especifica, identificando puestos y número de plazas, de esta manera se podrán proyectar instalaciones como casilleros, lavabos,...