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MEDICION DE ARCHIVOS

Por

Carlos Enrique Rojas Núñez

El Archivo General de la Nación es un establecimiento público del orden nacional, eado por la Ley 80 de 1989 con la principal
función de ser el ente rector de la política archivística del país.

Para cumplir esta función, entre otras labores,  ha expedido
normas jurídicas y técnicas, las primeras por sus propias facultadescomoesel caso de resoluciones y acuerdos de junta directiva o a través
de otros organismos de mayor jerarquía como el Ministerio del
Interior, la Presidencia de la República o el Congreso y las segundas en
convenio con Icontec, institución encargada de esta labor en el
país, de este último trabajo se han logrado publicar las siguientes
normas
técnicas:

·       NTC3723 Procedimientos enmicrofilmación

·       NTC 4080 Simbología usada en microfilmación

La más reciente contiene el tema de la medición de archivos, el
cual consideramos importante debido al hecho de que aunque existían
algunas aproximaciones hechas en bibliografía española y
norteamericana, estas no precisaban los métodos, unidades ni
tenían relación matemática entre las mismas. El trabajo tuvo las
siguientesetapas:

1.    Investigación: Sistemas de medición utilizados en
archivos 0
otros países y recomendaciones de autores de bibliografía
archivística.

2.    Análisis de la información y propuesta de métodos de
medición
adecuados.

3.    Pruebas de campo para determinar promedios, casos posibles y
efectividad de los métodos propuestos.

4.    Parametrización de resultados yredacción de primera
versión.

5.    Estudio en comité de normalización y aplicaciones reales
para
determinar la exactitud.

6.    Consulta pública entre archivistas y empresas del área.

7.    Ajustes finales.

8.    Aprobación por parte de Icontec y publicación.

El equipo de trabajo estuvo integrado por personal del Archivo
General de la Nación de todas las áreas técnicas liderado
porel
suscrito y se le presentaron los resultados para su estudio, al
comité de normalización. Para todas las personas que apoyaron
este
trabajo me permito expresar mi agradecimiento.

Metrología es la ciencia que tiene por objeto el estudio de los
sistemas de pesas y medidas. Atendiendo este propósito ha regulado
lo
correspondiente a volumen, longitud, masa, área, temperatura,
fuerza,energía, velocidad, aceleración, potencia, etc. En el caso de
los
archivos que tiene características especiales, existían solo
algunas
referencias aisladas por parte de documentalistas que referían a
la
posibilidad de tomar la longitud, el área ocupada o el volumen de 
los papeles, sin que la ciencia en mención hubiese hecho aporte
significativo.

La importancia de un archivo semide principalmente por el valor de
la información que contiene: sea histórica, científica,
cultural,
administrativa, legal, etc.;  sin embargo este parámetro es
subjetivo, por lo que se hace necesario acudir a otros de tipo
cuantitativo.

Los aspectos cuantitativos a diferencia de los cualitativos, son
fácilmente medibles, siempre y cuando se establezcan claramente
los
parámetrosy metodología para hacerlo, que es el objetivo de la
Norma
Técnica de Medición de Archivos NTC 5029.

Conocer el tamaño de un archivo sirve para:

·       Planificar tareas archivísticas como organización,
selección,
clasificación, restauración, microfilmación,
digitalización,
descripción, etc.

·       Diseñar espacios físicos para archivos teniendo en
cuenta el 
crecimiento,peso y volumen documental.

·       Presentar informes.

·       Transferir documentación.

La norma ha sido elaborada previendo tres posibilidades de
medición y
orientada únicamente a documentación que se encuentra en
soporte
papel. La metodología seguida fue la medición física de
diferentes
archivos y promediar los resultados.

La Norma Técnica de medición de archivos se puede...
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