Generalidades de la nomina

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CAPITULO 1 GENERALIDADES

1.1. CONCEPTO DE NOMINA
Llamamos nomina al documento en el que se consignan los días trabajados y los sueldos percibidos por los trabajadores y se asientan los demás conceptos de percepción o deducción para cada uno de ellos, en un periodo determinado.
Este documento es el que estamos obligados a guardar durante el ultimo año y un año después de que se extinguió larelación para efectos laborales (articulo 804 LFT), Y por 5 anos siguientes al de su fecha para efectos fiscales de ISR (articulo 67 CFF) y SS (articulo 15-11 LSS).
Cualquier pago o descuento que se efectué a los empleados debe estar reflejado en una nomina y debe seguir un proceso de nomina.
Llamamos proceso de nomina, al proceso, periódico o esporádico, que necesitamos hacer para determinarlas percepciones (netas) que tenemos que pagar a un empleado por sus servicios, para cubrirle prestaciones, para cubrirle indemnizaciones o para modificar sus registros acumulados derivados de los conceptos anteriores.

1.2. TIPOS DE NOMINA

• Regulares:
Semanal
Quincenal
Mensual
Confidencial

En la semanal se incluyen los empleados que desempeñen un trabajo material y en la quincenallos demás empleados. En la mensual se paga regularmente a altos ejecutivos cuando en su contrato se señale este plazo.
La mensual se identifica como la confidencial, pero realmente la idea de la nómina confidencial, se estableció para cubrir el sueldo de aquellas personas que por su importancia en la empresa deseaba mantenerse reservado.

• Para cubrir prestaciones:
GratificacionesParticipación de utilidades
Despensas
Devolución del fondo de ahorro
Pago de previsión social.

Se acostumbra elaborar estas nominas por separado dadas sus características y fechas de pago: la de gratificaciones o aguinaldos, normalmente incluye a todos los empleados aunque regularmente cobren por semana o por quincena; la PTU, incluye a empleados y ex – empleados; la de despensas se paga enespecie (con vales); la de devolución del fondo de ahorro, destaca la aportación de empresa; y la de pago de previsión social deriva de un plan previamente establecido.

• Especiales:
Vacaciones
Comisiones

Cuando estos conceptos son por importes elevados, algunas empresas acostumbran tratarlos en uan nomina especial para facilitar su manejo.

• Al momento del retiro:
FiniquitosLiquidaciones

Comprenden regularmente un solo empleado. La de finiquitos se formula cuando existe una renuncia voluntaria e incluye solo los llamados “alcances”. La de liquidación incluye una indemnización de empresa o legal.

• Eventuales:
De ajustes

Se utiliza para incorporar pagos “por fuera de nomina” para cancelar recibos improcedentes o para corregir datos acumulados de los conceptosde pago o deducción del empleado.

1.3. ENTORNO DEL PROCESO DE NOMINA

Regularmente se dice que la nomina es un proceso de relaciones industriales o de recursos humanos a través de su departamento de personal, sin embargo, en la practica intervienen otros departamentos para procesar informaci6n íntimamente relacionada a los datos que se tienen de los empleados.

Así, el área de Informáticaintervendrá en su procesamiento y calculo, el área de finanzas tendrá que ver con el pago, el área de contabilidad habrá de contabilizarla (incluyendo las provisiones), el área fiscal definirá las políticas de acumulación para efectos fiscales y preparara las declaraciones periódicas para las dependencias oficiales, el área de presupuestos estimara los efectos de los pagos futuros y finalmente, sinlugar a dudas, el área de recursos humanos intervendrá en la supervisión de todo el proceso.

Desde la empresa que tiene unos cuantos empleados en la misma oficina, hasta la que tiene miles distribuidos en diferentes localidades, todas tienen la necesidad de elaborar una nomina y cubrir una serie de requisitos relacionados con ella. Mas sencilla la que maneja pocos empleados y mas compleja la...
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