Gestión del tiempo

1 Optimización y gestión del tiempo

Hace unas décadas (entre los años 20 y 60), hablar de la gestión del tiempo en un despacho hubiera sido algo un tanto inédito pues, en general, el ritmo que se vivía no era, ni mucho menos, tan estresante como el de ahora. Las cosas se hacían con calma y los profesionales podían dedicarles a sus clientes prácticamente todo el tiempo del mundo. “¿Qué haocurrido desde entonces? Pues que nos hemos quedado sin tiempo para llegar a tiempo, ni para hablar del tiempo. El tren va ahora tan rápido que apenas nos deja disfrutar del paisaje... Somos ingenuos si pensamos que el tiempo de Matías volverá" (Emilio Cuatrecasas). Pues precisamente, como estos tiempos no volverán, hay que aprender a moverse en los actuales, y sobretodo, a administrarlo bien parapoder disfrutar un poco del “paisaje”.

Y es que hoy en día, el tiempo se ha convertido en un bien escaso, y eso los profesionales lo saben. Sobretodo cuando sus clientes pretenden transmitirles todas sus preocupaciones ilimitadas, a lo largo de unas horas que ellos creen interminables. Pero exactamente, ¿cómo usamos nuestro tiempo? Lo invertimos en tratar a muchas personas (tanto a nivelprofesional como personal), en cumplir con nuestras funciones y responsabilidades profesionales (que cada vez son mayores) y en recibir, procesar y elaborar información (se conoce como flujos de información). Muchas veces se intenta compensar esa falta de tiempo trabajando más horas o más deprisa, lo cual conlleva cometer numerosos errores y tener un estrés que no nos deja trabajar.

¿Qué hacer para notener esa sensación permanente de falta de control? Nuestro sentido común nos lleva a pensar que ante todo hemos de ser conscientes de cuáles son nuestras posibilidades. Hemos de aprender a gestionar nuestro bien más preciado, y por tanto, a no perderlo sin saber ni en cómo ni en qué. Y si trabajamos con un equipo, hemos de lograr que el tiempo del mismo, a nivel global, sea bien gestionado.

Eltiempo como recurso

¿Qué entendemos por gestión del tiempo? Una posible respuesta puede ser : dar a nuestras acciones cotidianas una coherencia que nos permita acercarnos a nuestros objetivos personales y profesionales.

Es habitual escuchar como los profesionales se quejan de su falta de horas. Con frecuencia, en las empresas se oyen frases como:

“No tengo tiempo para nada”
“Tendré quellevarme trabajo a casa el fin de semana”
“No lo tendré a tiempo”
“No sé de dónde voy a sacar el tiempo para hacerlo”

Y ello a pesar de las muchas horas que pasamos en la oficina y el tiempo que trabajamos en casa.

Si analizamos el tiempo desde una perspectiva cualitativa, nos damos cuenta que, en realidad, el número de horas dedicadas a una tarea no es directamente proporcional a la calidadde la misma. En muchos casos, el exceso de esfuerzo provoca errores y pérdidas de concentración y, como consecuencia, peores resultados.

Parece evidente que la fatiga y el estado psicofísico de la persona están relacionados con su rendimiento profesional.

Sheldon llegó a definir una curva que él denominó de “bienestar”, en la que se relaciona la situación física y psíquica de la persona conel número de horas trabajadas. Algunas de las conclusiones que obtuvo a partir de ella y su estudio son:

El bienestar alcanza niveles adecuados en jornadas de hasta 9 horas, cayendo en picado a partir de ahí.
El rendimiento es bajo al inicio de la jornada, puesto que la persona está tomando contacto con sus funciones. A medida que el día avanza el rendimiento va aumentando hasta alcanzar unpunto máximo a partir del cual comienza a descender por fatiga. Después del descanso, el rendimiento retoma la línea ascendente repitiendo otra curva similar a la anterior.

Esta recuperación por el descanso es reconocida por las empresas en casi todas las partes del mundo y se aplica en la forma de descansos, horas de café, etc.

Normalmente, la acumulación de trabajo provoca la prolongación...