Gestion documental

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GESTION DOCUMENTAL

INTRODUCCIÓN

La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto socialpara el que fueron creadas.

La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21. Programas de Gestión Documental, establece que: “Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos” y en el Artículo 19 “lasentidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organización archivística de los documentos. b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como laconservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes así como el funcionamiento razonable del sistema.”

1.2 JUSTIFICACIÓN

Teniendo en cuenta que: el artículo 2° de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) estipula “fijar políticas yestablecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva “ ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999; que el artículo 4° de Ley 594 de 2000, sobre los principios generales que rigen la función archivística, señala en el literal h)“Modernización”, el Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos; así mismo el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 que establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso denuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

LA GESTION DOCUMENTAL

En el manejo de los documentos, aquí se debe realizar un control de estos para que no se conviertan en una carga para las empresas, mejorar la calidad de manejo documental es indispensable, la conservación de estos y la eliminación de aquellos que no son necesarios.QUE ES UN DOCUMENTO

Es un medio para transmitir información, en el podemos declarar la cultura de una región, almacenar información valiosa para la organización, comunidad o personal, la cual se puede realizar a través de un papel, video, cinta, fotografía, grabación o por medio de un programa en el computador, también están aquellas impresiones grabadas en una lapida, monumentos, o enedificios y similares.

Estos están contemplados en el artículo 251 del código de procedimiento civil colombiano.

AGRUPACION DOCUMENTAL

Es el conjunto de documentos generados por una organización en el ejercicio de sus funciones, compuesta por fondos, secciones, series y tipos documentales.

FONDO DOCUMENTAL

Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución opersona en desarrollo de sus funciones, cuando el documento es transferido a otra entidad adquiere el carácter de fondo y requiere de una organización diferente.

SECCION DOCUMENTAL

Es la subdivisión del fondo documental y esta identificada con la producción documental de una unidad o división administrativa.

SERIE DOCUMENTAL

Es el grupo de documentos que se constituyen en el...
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