Historia

ACTIVIDAD DE ORGANIZAR DOCUMENTOS.

- ¿Cuáles son las responsabilidades del servidor público frente a los documentos y archivos?
Es responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos que se deriven del ejercicio de sus funciones.

- Explique cómo debe llenarse el formato único de inventario documental.
Se debe llenar unos datos específicos como:
1.ENTIDAD REMITENTE: Nombre de la entidad de la documentación que se va a transferir.
2. ENTIDAD PRODUCTORA: nombre completo de la entidad que produce los documentos.
3. UNIDAD ADMINISTRATIVA: nombre de la dependencia de la cual dependa la oficina productora.
4.OFICINA PRODUCTORA: nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación.
5. OBJETO: Finalidad del inventario, quepuede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación.
6. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de hojas del inventario.
7. REGISTRO DE ENTRADA: sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. En las tres primeras casillas los dígitos fecha de la entrada dela transferencia (año, mes día). En NT se anotará el número de la transferencia.
8. No. DE ORDEN: Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.
9. CODIGO: establecido por la entidad identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
10.NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS : el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos.
Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético.
11. FECHAS EXTREMAS: fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitoscorrespondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.
12. UNIDAD DE CONSERVACION: Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna ¨ otro ¨ se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.
14. SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo oninguno; se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.
16. NOTAS. Aclaraciones sobre saltos en la organización, faltantes.
17. ELABORADO POR: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar elinventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
18. ENTREGADO POR: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
19. RECIBIDO POR: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.

-¿Cuál es el procedimiento para la entrega y recibo de los documentos y archivos por inventario a cargo del servidor público?
1) Los Secretarios Generales garantizar que en los manuales de funciones y procedimientos se regule la responsabilidad de recibo y entrega de los documentos de Archivo por parte de los servidores públicos que se encuentren en situaciones administrativas.
2. El Jefe de la...