Lic. administracion

5.4 Estructura organizacional de la empresa en las relaciones publicas externas

La dirección de Relaciones Públicas en el Organigrama de la Empresa.
La oficina de relaciones públicas tiene que constituir una entidad administrativa junto con los otros sectores de la entidad; conocer a fondo y en detalle toda la política y los planes de su empresa o repartición, generalmente ser su vocero einterpretar su política ante el público, obteniendo de éste simpatía y compresión. Promoverá así una imagen adecuada.Para estos propósitos, hay toda clase de posibilidades en materia de organización del departamento de acuerdo al tamaño de la empresa.
Si la empresa es grande, ejemplo: (esquema adaptable a la administración pública).Aquí cabe señalar que si la empresa es de menor tamaño, esfactible unificar las tareas por afinidades en dos gerencias en lugar de cuatro; o sea, la gerencia de publicidad y comunicaciones, por un lado, y por el otro la gerencia de Relaciones con las Autoridades y la Comunidad.
La gerencia de publicidad sólo tiene sentido cuando la empresa es de gran tamaño, o cuando no cuenta con una agencia externa de publicidad. En este caso último, tal gerencia debeincluir jefaturas que abarque las principales secciones que poseen las agencias. Ejemplo: (Dibujo y Arte; contactos con los medios y distribuidores; Estudios de marcados y Acción de competencia; Presupuesto y Cuentas Publicitarias).
El Director de Relaciones Públicas de una compañía u otra organización es casi siempre un funcionario del equipo que por lo general es responsable ante la autoridad másalta, el presidente, vicepresidente o gerente general. Se encuentra en una posición similar a la del asesor legal o financiero, o de otras personas que ofrecen sus servicios de expertos a cualquier persona de la compañía en donde se necesita más o puede obtenerse el mayor beneficio. El personal de relaciones públicas es responsable ante varios superiores para quienes realizan los trabajos enforma directa o indirecta de su equipo, como asistentes, especialistas y oficinistas
.El jefe de relaciones públicas es un intermediario que trata con ideas y que se ocupa de la comunicación informal, tanto descendente como ascendente. A diferencia de otros departamentos éstos están en contacto con todos los departamentos y saben algo sobre las personas. El trabajo de relaciones públicas circula através de toda la organización y entrecruza los limites de autoridad.
Para los especialistas en relaciones públicas es muy importante entender cual es su lugar en la organización aunque en ocasiones esto sea confuso.
Se supone que el departamento de relaciones públicas es, sobre todo, experto en comunicaciones. El director de relaciones públicas puede ofrecer sugerencias en conexión conpolíticas de la compañía, pero solo el gerente de personal o sus supervisores tienen poder de decisión.
La necesidad de adecuación y entendimiento es una de las principales razones por las que las relaciones públicas deberán ser una función de alta jerarquía al nivel de departamentos de operaciones como el de ventas o de producción. Muchas ideas de relaciones públicas afectan a otros departamentos;muchas acciones de otros departamentos afectan la posición de relaciones públicas de una organización. Las relaciones públicas no pueden funcionar bien si se ignora lo que sucede en la propia compañía. No-sólo es preciso conocer las decisiones sino también tener voz en la toma de las mismas.
Las firmas externas de relaciones públicas se contratan por varias razones, una de ellas es que porque laorganización es demasiado pequeña como para emplear personal de relaciones públicas o para proporcionar conocimientos especiales como en relaciones públicas financieras, contactos con la prensa, etc.
Las firmas externas de relaciones públicas son más costosas que el personal interno, pero proporcionan ayuda especial cuando se necesita. Como son externas pueden ser más objetivas que el personal de...