Lineamientos generales para la administración documental

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LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Y

TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS AL ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL

CONSIDERANDO

En consideración a lo antes expuesto y con la finalidad de eficientar la organización, clasificación y
conservación del fondo documental del Honorable Ayuntamiento de Puebla, el Archivo General
Municipal, incorporó a los presentesLineamientos el Cuadro General de Clasificación Archivística a
Secciones, Series Documentales Comunes y Específicas (Anexo 3) así como sus herramientas
complementarias, el Catálogo de Siglas de Identificación de las Unidades Orgánicas del H.
Ayuntamiento y la Carátula de Identificación de Expediente (Anexo 1) que permitirán simplificar aún
más el manejo de los documentos de archivo de cada una delas Dependencias, Organismos
Descentralizados y Juntas Auxiliares del Honorable Ayuntamiento.

Los presentes lineamientos establecen los criterios de protección, organización y conservación de la
documentación, así como la adecuada transferencia documental de archivos administrativos al
Archivo General Municipal.

CAPITULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES

PRIMERO. Los presenteslineamientos son de observancia general y de orden público y tienen por
objeto establecer las bases para la administración documental y transferencia de archivos
Administrativos al Archivo General Municipal.

SEGUNDO. Los sujetos obligados al Interior del Municipio, serán:

a).-Presidente Municipal, Sindico Municipal y Regidores
b).-Secretarios, Directores, Jefes de Departamento y puestosanálogos del Gobierno Municipal
c).-Presidentes de las Juntas Auxiliares

TERCERO. Para los efectos de los presentes Lineamientos se entenderá por:

I.-Administración Documental: A los actos que intervengan en el manejo administrativo general,
que tiene como objetivo la creación, adquisición, recepción, control, consulta distribución,
reproducción, organización, mantenimiento,custodia, resguardo, restauración, transferencia,
valoración y disposición final de documentos de interés público a lo largo de su ciclo vital. Así como
aquellas que se encarguen de las actividades encaminadas a regular, coordinar y dinamizar su uso
y divulgación.

II.-Administración Pública: Al conjunto de operaciones encaminadas a cumplir o hacer cumplir la
política, la voluntad de ungobierno, como es expresada por las autoridades competentes. Es
pública porque comprende las actividades de una sociedad sujeta a la dirección política, las cuales
son ejecutadas por las instituciones gubernamentales. Es administración porque implica la
coordinación de esfuerzos y recursos, mediante los procesos administrativos básicos, de
planeación, organización, dirección y control.III.-Acervo: A la totalidad de documentos que custodia un archivo. Conjunto de documentos de un
archivo.

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IV.-Archivo: Al conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso
de su gestión, conservados respetando aquel orden, para servir como testimonio e informaciónpara
la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.

V.-Archivo Administrativo o de Trámite: A la unidad en cargada de la recepción, clasificación,
distribución y control de todos los documentos que entran y salgan de dicha Dependencia
Administrativa.

VI.-Archivo de Concentración: A la unidad encargada de la recepción y conservaciónde los
documentos cuyo trámite administrativo ya concluyó y fueron transferidos por las unidades
administrativas u Organismos Descentralizados al Archivo General Municipal, la consulta de dichos
documentos es esporádica en tanto se determine su destino final.

VII.-Archivo Histórico: A la unidad encargada de la conservación permanente y tratamiento
especializado de los documentos que...
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