Mobiliario y equipo que se debe utilizar en archivo

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  • Publicado : 25 de octubre de 2010
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Mobiliario y equipo que se debe utilizar en archivo:

Actualmente se encuentran en el mercado archivadores de distinto tamaño y capacidad. Los más usados son los de metal. Los encontramos en dostamaños: carta y legal (oficio). De estos dos tamaños los hay de una, dos, tres, cuatro, cinco y hasta seis gavetas. Se fabrican también en madera y en materiales incombustibles para proteger losdocumentos contra el fuego. Encontramos además, gabinetes para guardar planos, tarjetas, etc.
Una gaveta de archivo estándar tiene 26 pulgadas. En ella pueden guardarse de 4,000 a 5,000 papeles. Lomás conveniente, es guardar 4,000 porque esto permite que exista espacio para dar cierto juego a las carpetas.
En una gaveta de archivo puede haber de 30 a 40 guías. Detrás de ellas puede ir de 5 a10 carpetas. Cada carpeta puede contener un máximo de 100 papeles. Es conveniente que cuando hayan más de 100 papeles se prepare una nueva carpeta que llevará el mismo título que la anterior. Aesta capeta se le agregará un número que puede ser “2”. Se colocará, la preferencia, delante de la primera para evitar equivocarnos al guardar los documentos.
El mobiliario que se utilizabaanteriormente es:
1. El gancho o espigón: Una plancha de metal o madera que sirve de base o de gancho. Actualmente, se usa como archivo temporal para factura o comprobantes.

2. El archivo caja: Se usóen el siglo XIX. En él se utilizó por primera vez el alfabético. Consiste en una caja en forma de libro con hojas movibles que llevan en el borde las letras del alfabético.

3. Tabla Shannon:Es una tabla del tamaño de la hoja de papel oficio o carta con un gancho para sujetar los papeles. Actualmente se usa en hospitales o como respaldo para escribir en trabajos de campo.

4. Archivonido de paloma: Consiste en un cajón con divisiones o compartimientos en donde se guardan los documentos. Se pueden identificar con números o con las letras del alfabeto. Cuando un compartimiento se...
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